第一節(jié)　職務分析概述

　　主要內容

　　本節(jié)主要介紹了職務分析的定義、描述的基本術語、分析的內容、意義及程序。

　　職務分析也叫工作分析，是對組織中某個特定工作職務的目的、任務或職責、權力、隸屬關系、工作條件、任職資格(即從事該工作的工作人員所應具備的條件)等相關信息進行調查、收集與分析，以便對該職務的工作做出明確的規(guī)定，然后加以系統、科學的描述和規(guī)定的活動。職務分析的結果是形成工作描述與任職說明及相關文件。職務分析的基本術語包括工作要素、任務、責任(職責)、職位(崗位)、職務。職務分析的兩項主要內容為：一是確定工作的具體特征，即職務描述;二是找出工作對任職人員的各種要求也即任職說明。

　　職務分析的意義在于：它為組織結構設計、人力資源規(guī)劃提供基礎和依據、使職務評價和報酬達到公平和公正、使招聘活動有明確的目的、使人員換崗更有效率、使培訓和開發(fā)員工有合理的方向、為業(yè)績評價提供客觀標準、幫助明確勞動關系、有利于工程設計和方法的改進、有利于重視作業(yè)的安全。

　　職務分析的程序包括準備、調查、分析和匯總完成等四個階段。在準備階段要先確定職務分析的目標，然后著手確定需要的信息類型、信息形式、收集方法、收集者;調查階段實質上是一個收集信息的過程;完成階段主要就是取得“職務描述書”與“任職說明書”。

　　重點概念早知道：

　　1.職務分析：也叫工作分析，是對組織中某個特定工作職務的目的、任務或職責、權力、隸屬關系、工作條件、任職資格(即從事該工作的工作人員所應具備的條件)等相關信息進行調查、收集與分析，以便對該職務的工作做出明確的規(guī)定，然后加以系統、科學的描述和規(guī)定的活動。職務分析的結果是形成工作描述與任職說明及相關文件。

　　2.工作描述：工作描述用來具體說明某項工作的物質特點和環(huán)境特點。具體包括職務名稱、工作活動和工作程序、工作條件和物理環(huán)境、社會環(huán)境、聘用條件等。

　　3.任職說明書：任職說明書用來說明從事某項工作的人員必須具備的生理要求和心理要求。具體包括：一般要求包括年齡、性別、學歷、工作經驗等，生理要求包括健康狀況、力量和體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度等，心理要求包括觀察能力、集中能力、記憶能力、理解能力、學習能力、解決問題能力、創(chuàng)造性、語言表達能力、數學能力、決策能力、氣質、性格，及興趣愛好等等。

　　一、定義和職務分析公式

　　(一)定義

　　職務分析是對組織中某個特定工作職務的目的、任務或職責、權力、隸屬關系、工作條件、任職資格(即從事該工作的工作人員所應具備的條件)等相關信息進行調查、收集與分析，以便對該職務的工作做出明確的規(guī)定，然后加以系統、科學的描述和規(guī)定的活動。簡言之，就是一個確定職務的任務、活動和責任的過程。職務分析的結果是形成工作描述與任職說明及相關文件，以便管理人員使用，其本身也構成人力資源管理信息庫的主要內容。它既是人力資源開發(fā)與管理中必不可少的環(huán)節(jié)，又是其前提。

　　由于組織的總體任務過于龐大，任何個人都無法完成，那么如何把總體目標分解成個人力所能及的個人任務及責任?這些任務需要有什么樣能力、技巧和個人特征的人員去完成?需要招聘多少人員?在挑選人員時，需要注意什么因素?如何訓練員工?用什么標準測量員工的績效?我們在做出這些決策之前，必須先對有關工作做出明確規(guī)定，然后進一步確定完成這些工作需要怎樣的行為，這個過程就是職務分析。因而工作分析的主要內容就是了解各種工作的特點以及勝任各種工作的人員的特點。這是一個企業(yè)有效地進行人力資源開發(fā)與管理的重要前提。

　　(二)工作分析的公式

　　國外人事心理學家從人事管理角度，提出了職務分析公式(The Job Analysis Formula),即：(1)用誰(Who)，(2)做何事(What)，(3)何時(When)，(4)何地(Where)，(5)如何做(How to do )，(6)為何(Why)，(7)為何人(For Whom)。這也就是職務分析所要研究的事項。

　　總之，職務分析就是職務分析人員通過收集的數據和信息，描述工作中如何使用設備，安排工作和分工，敘述工作程序、績效標準等等的作業(yè)過程，是規(guī)定工作人員需要完成什么任務，如何完成這種任務及為什么這樣做等，然后再根據這種信息，進一步確定從事這種工作所需要的知識、技能、能力和其他因素。簡言之，它是說明職務的任務和完成任務的條件。

　　二、職務分析的基本術語

　　1.工作要素：工作中不能再分解的最小動作單位。例如從工具箱中取出夾具，蓋上瓶蓋，將夾具與加工件安裝在機床上，開啟機床等均是工作要素。

　　2.任務：為了達到某種明確目的所從事的一系列具體活動。它可以由一個或多個工作要素組成。如工人加工工件、打字員打字都是一項任務。

　　3 責任(職責)：個體在工作崗位上需要完成承擔的主要任務或大部分任務。它可以有一個(項)或多個(項)任務組成。例如，車工的責任是加工零件、加工件的質量檢驗、機床的維護與保養(yǎng);打字員的責任包括打字、校對、簡單機器維修等系列任務。

　　4 職位(崗位)：根據組織目標為個人規(guī)定的一組任務及相應的責任。一般說來，職位與個體是一一匹配的，也就是有多少職位就有多少人，二者的數量相等。例如，為了達到組織的生產目標，必須搞好生產管理，包括：生產計劃、生產統計、生產調度等，為此設置生產計劃員、生產統計員、生產調度員、生產科長等職位。各個職位有各個職位的責任和任務。

　　5 職務：一組重要的責任相似或相同的職位。如果在政府機關中，職務具有職務地位、職務位置的雙重含義。在政府工作人員系列中的廳長、處長等都是職務地位的意思，再如第一副廳長、第二副廳長，其職務均是副廳長，但其職位地位(即其任務和責任)不一樣。在企業(yè)中，通常把所需知識技能及所使用工具類似的一組任務和責任視為同類職務，從而形成同一職務、多個職位的情況，既一職(務)多(職)位。例如，生產計劃員、生產統計員、生產調度員、經濟核算員等都是一個職務。

　　三、職務分析的內容

　　職務分析的內容取決于職務分析的目的與用途。有的組織的職務分析是針對現有的工作進行分析，為了使現有的工作內容與要求更明確或合理化，以便制定切合實際的獎勵制度，調動員工的積極性;而有的是對新工作的工作規(guī)范作出規(guī)定，以便選擇合適的人選，還有的是為了改善工作環(huán)境，提高安全性。因此，這些組織所需要進行的職務分析的內容和側重點就不一樣。另外，由于組織的不同，各組織內的各個(項)工作不同，因此各個(項)工作的要求與組織提供的工作條件也不一樣。但是，一般來說，職務分析包括兩個方面的內容：①確定工作的具體特征;②找出工作對任職人員的各種要求。前者稱為職務描述，后者稱為任職說明。

　　(一)職務描述

　　工作描述具體說明了工作的物質特點和環(huán)境特點，主要解決工作內容與特征、工作責任與權利、工作目的與結果、工作標準與要求、工作時間與地點、工作崗位與條件、工作流程與規(guī)范等問題。工作描述無統一的標準，但通常包括以下幾個方面：

　　1.工作名稱。指組織對從事一定工作活動所規(guī)定的工作名稱或工作代號，以便于對各種工作進行識別、登記 、分類以及確定組織內外的各種工作關系。工作名稱應當簡明扼要，力求做到能識別工作的責任以及在組織中所屬的地位或部門，如一級生產統計員、財務公司總經理就是比較好的工作名稱，而統計員、部門經理則不夠明確。如果需要，工作名稱還可有別名或工作代號 。

　　2.工作活動和工作程序。它是職務描述的主題部分，必須詳細描述，列出所需的內容。包括所要完成的工作任務與承擔的責任;執(zhí)行任務時所需要的條件，如使用的原材料和機器設備;工作流程與規(guī)范;與其他人的正式工作關系;接受監(jiān)督以及進行監(jiān)督的性質和內容等。

　　3.物理環(huán)境。工作描述要完整地描寫個人工作的物理環(huán)境。包括工作地點的溫度、光線、濕度、噪音、安全條件等，此外還包括工作的地理位置，可能發(fā)生意外事件的危險性等。

　　4.社會環(huán)境。這是迎合當前人力資源管理的實際而提出來的，是工作描述上(去掉)的新趨勢。它包括工作群體中的人數及相互關系，工作群體中每個人的個人資料，如年齡、性別、品格等;完成工作所要求的人際交往的數量和程度;與各部門之間的關系;工作點內外的公益服務、文化設施、社會習俗等等。

　　5.聘用條件。主要描述工作人員在正式組織中有關工作安置等情況。它包括工作時數、工資結構及支付方法、福利待遇、該工作在組織中的正式位置、晉升的機會、工作的季節(jié)性、進修機會等等。

　　(二)任職說明

　　也即任職要求，它說明擔任某項職務的人員必須具備的生理要求和心理要求。通常包括以下幾方面：

　　1.一般要求：包括年齡、性別、學歷、工作經驗;

　　2.生理要求：包括健康狀況、力量與體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度;

　　3.心理要求：包括觀察能力、集中能力、記憶能力、理解能力、學習能力、解決問題能力、創(chuàng)造性、數學計算能力、語言表達能力、決策能力、交際能力、性格、氣質興趣愛好、領導能力等。

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