(四)會計檔案的銷毀

　　根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計檔案保管期滿需要銷毀的，除特殊規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序予以銷毀。銷毀的基本程序和要求是：

　　1.編制會計檔案銷毀清冊。會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案部門提出意見，會同會計部門共同進(jìn)行審查和鑒定，并在此基礎(chǔ)上編制會計檔案銷毀清冊。會計檔案銷毀清冊是銷毀會計檔案的記錄和報批文件，一般應(yīng)包括的內(nèi)容是：會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀日期等。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　2.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位的檔案部門和會計部門共同派員監(jiān)銷;國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，還應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷;財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容，清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

　　3.不得銷毀的會計檔案。對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，而應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊上列明。另外，正處在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。

　　【例2-6】2006年10月10日，甲公司收到一張應(yīng)由甲公司與乙公司共同負(fù)擔(dān)費(fèi)用支出的原始憑證，甲公司會計人員張某以該原始憑證及應(yīng)承擔(dān)的費(fèi)用進(jìn)行賬務(wù)處理，并保存該原始憑證;同時應(yīng)乙公司要求將該原始憑證的復(fù)制件提供給乙公司用于賬務(wù)處理。年終，甲公司擬銷毀一批保管期滿的會計檔案，其中有一張未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，會計人員李某認(rèn)為只要保管期滿的會計檔案就可以銷毀。分析甲公司會計人員張某的做法和李某的觀點(diǎn)是否正確，并解釋原因。

　　【解析】(1)會計人員張某的做法不正確。根據(jù)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的規(guī)定，一張原始憑證所列的支出需要由兩個以上的單位共同負(fù)擔(dān)時，應(yīng)當(dāng)由保存該原始憑證的單位開具原始憑證分割單給其他應(yīng)負(fù)擔(dān)的單位，而不是給復(fù)制件。

　　(2)會計人員李某的觀點(diǎn)不正確。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，保管期滿但未結(jié)請的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷毀。