第二節(jié) 收文處理程序與方法

　　一、收文處理的一般過程

　　收文處理是指對來自本機關外部的公文所實施的處置與管理活動。

　　收文處理的一般程序為：公文簽收、公文登記、審核、分辦、公文摘編、擬辦、批辦、承辦、注辦、組織傳閱、催辦。上述環(huán)節(jié)完成后，進入辦畢公文的處置階段。

　　上述環(huán)節(jié)，也可按辦理與管理兩個基本性質，分為收支辦理與收文管理兩大類活動。前者包括：擬辦、批辦、承辦、注辦;后者包括：簽收、登記、審核、分辦、公文摘編、組織傳閱、催辦。

　　二、收文辦理活動的方法要點

　　1.擬辦

　　由部門負責人或有關人員對公文進行閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(部門)領導者審核定奪。擬辦實為一項輔助決策活動，目的在于為決策活動提供可選擇的方案。并非所有公文都需經過擬辦。

　　如何做好擬辦工作：

　　(1)認真研讀公文，真正弄清對方的意圖、問題的性質與實際狀況;

　　(2)意見要簡明、具體、得體，擬辦意見是一種請示或建議，語氣應與該性質保持一致;

　　(3)同時提出兩個以上方案時，應將傾向性意見放在前面;

　　(4)意見應工整、清晰地寫在《文件處理單》相應的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期;

　　(5)當公文所涉及的問題較易處理，對領導采納方案有把握時也可直接草擬復文稿供審核定奪，以加速辦理過程。

　　2.承辦

　　承辦公文應注意：(1)熟悉有關法律、法規(guī)、方針政策和上級機關有關公文，熟悉與公文內容有關的業(yè)務，明確領導者的意圖;(2)深人實際，調查研究;(3)加強協(xié)商，努力協(xié)調各方關系;(4)有效運用各種承辦方式;(5)分清主次，分別緩急;(6)各級領導者應積極參與承辦工作;(7)注意對承辦結果的檢查與監(jiān)督。

　　3.注辦

　　由承辦人隨手簽注公文承辦情況，以備忘待查。

　　三、收文管理活動的方法要點

　　1.公文簽收

　　指經履行規(guī)定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，從各種渠道收取公文。

　　2.公文登記

　　登記形式主要有簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。

　　3.審核

　　收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核重點：是否應由本機關辦理;是否符合行文規(guī)則;內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定;涉及其他部門或地區(qū)職權的事項是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。

　　4.分辦

　　根據(jù)公文重要程度、各部門職責分工及有關制度將公文分送有關領導，有關部門閱知辦理。分辦的實質是為公文確定運轉方向，它是一項事關公文能否準確、迅速、有效地得到實質性辦理的重要工作。

　　5.公文摘編

　　指對重要公文在投人辦理前所做的加工，包括編寫文摘或提要，編寫綜述，匯集有關數(shù)據(jù)資料等。目的在于為公文辦理提供便利，節(jié)省辦理時間。

　　6.傳閱的組織

　　指獨份或份數(shù)很少的公文需經多部門或多人閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動。傳閱應注意：(1)選擇合理的傳閱路線形式，樹型、輪型、星型中較適于公文傳閱的是樹型;(2)正確排序，靈活調整;(3)適當分流;(4)利用并發(fā)展多種傳閱方式;(5)建立嚴格而簡便易行的傳閱登記手續(xù);(6)及時檢查閱讀情況與結果。

　　7.催辦

　　指根據(jù)承辦時限和要求對公文承辦過程所實施的催促和檢查活動。分內催辦和外催辦兩種形式。催辦時應注意：(1)正確劃定催辦范圍，保證重點;(2)有高度的時間效益觀念;(3)因地制宜采用多種催辦方式;(4)強化其嚴肅性與權威性。

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