5、公文文體與結(jié)構(gòu)常識(shí)
應(yīng)用文體區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有直接應(yīng)用性、全面真實(shí)性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。
公文屬于特殊應(yīng)用文，其區(qū)別于一般應(yīng)用文的特殊性特征表現(xiàn)為：被強(qiáng)制性規(guī)定采用白話文形式;兼用議論、說明、敘述三種基本表達(dá)方法。
公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。
公文的其他組成部分有文頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、保密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。
印章或簽署均為證實(shí)公文作者合法性、真實(shí)性及公文效力的標(biāo)志。
6、公文格式排版規(guī)定
保密等級(jí)：“絕密”“機(jī)密”“秘密”標(biāo)注后，加“★”，必要時(shí)加期限(如機(jī)密★5年)，3號(hào)或4號(hào)黑體。
緊急程度：“急”或“特急”，在保密等級(jí)下一行，字號(hào)字體同保密等級(jí)。
發(fā)文字號(hào)：位于文頭下方，居中;如有簽發(fā)人，居左，兩者排一行，3號(hào)或4號(hào)仿宋字。
簽發(fā)人：發(fā)文字號(hào)右側(cè)，空一格，字號(hào)字體同發(fā)文字號(hào)。
標(biāo)題：標(biāo)題由作事、事由、文種組成(可省)，字?jǐn)?shù)一般不超過50字;除出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章的標(biāo)題外，不用書名號(hào);具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號(hào)形，公文如經(jīng)會(huì)議討論通過或批準(zhǔn)的，應(yīng)加題注，即用圓括號(hào)居中
附件：附件應(yīng)標(biāo)明標(biāo)題、件數(shù)、份數(shù)。在正文以下日期以上，排出附件號(hào)。
注釋：注釋排在日期下方，用4號(hào)或小4號(hào)仿宋體。
7、公文的稿本
(1)草稿。不具備正式公文效用，常有“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標(biāo)記。
(2)定稿。具備正式公文效用，是制作公文正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。有法定的生效標(biāo)志(簽發(fā)等)。
(3)正本。正本是格式正規(guī)并有印章或簽署等表明真實(shí)性、權(quán)威性、有效性的標(biāo)。
(4)試行本。在試驗(yàn)期間具有正式公文的法定效力。
(5)暫行本。在規(guī)定的暫行時(shí)間內(nèi)具有正式公文的法定效用。
(6)副本。正本復(fù)份(與正本同時(shí)印刷)在外形上與正本沒有區(qū)別，具有相同的法律效用;作為復(fù)印件的公文副本(如抄本、復(fù)印件)不具備公文的法定效用，需加注“副本”字樣標(biāo)記。
(7)修訂本。可以標(biāo)題結(jié)尾處標(biāo)作：“(修訂本)”，也可在標(biāo)題下做題注，在圓括號(hào)內(nèi)注明“某年某月修訂”。
8、公文寫作的基本要求
合“法”、求實(shí)、合體、簡明、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。
9、行文規(guī)則
可以采用越級(jí)行文方式的情況：一是由于情況特殊緊急，如逐級(jí)上報(bào)下達(dá)會(huì)延誤時(shí)機(jī)造成重大損失;二是經(jīng)多次請示直接上級(jí)機(jī)關(guān)而問題長期未予解決;三是有上級(jí)機(jī)關(guān)交辦并指定直接越級(jí)上報(bào)的具體事項(xiàng);四是出現(xiàn)需要直接詢問、答復(fù)或聯(lián)系不涉及被越過的機(jī)關(guān)職權(quán)范圍的具體事項(xiàng);五是需要檢舉、控告直接上級(jí)機(jī)關(guān)等。
行政機(jī)關(guān)不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文，一般也不得以行政機(jī)關(guān)名義逕向黨的組織報(bào)告工作或請求指示或批準(zhǔn)。
10、公文寫作的語言運(yùn)用
公文語言的特點(diǎn)：莊重、準(zhǔn)確、樸實(shí)、精練、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。
公文中需用歷史年號(hào)時(shí)，要先標(biāo)出公歷年份，再注歷史年號(hào)并加圓括號(hào)，如1912年(民國元年)。
數(shù)量表示時(shí)，表示增加時(shí)用倍數(shù)或分?jǐn)?shù)，表示減少時(shí)只能用分?jǐn)?shù)。
11、各種文種的撰寫
(1)規(guī)范性公文。規(guī)范性公文一般包括文件標(biāo)題、發(fā)布或通過或批準(zhǔn)的日期、章題、正文;規(guī)范性公文的標(biāo)題由事由(問題)、文種兩部分構(gòu)成;正文中開始部分的制定目的是規(guī)范性公文的核心內(nèi)容與指導(dǎo)性“綱領(lǐng)”。
(2)決定。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。
(3)決議。其性質(zhì)、功用與決定沒有大的差別，特點(diǎn)在于必須經(jīng)過會(huì)議討論通過或批準(zhǔn)。
(4)通知。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。
(5)通報(bào)。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、表彰或批評(píng)的對象與事實(shí)性質(zhì)(情況)以及文種(通報(bào))。
(6)批復(fù)。標(biāo)題寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種，必要時(shí)也可在標(biāo)題中標(biāo)明“同意”“批準(zhǔn)”與否的態(tài)度。
(7)通告。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成，有時(shí)可省略事由或只標(biāo)注文種。
(8)請示。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由與文種構(gòu)成。
(9)函。依格式正規(guī)、鄭重的程度，函有公函、便函之分;依行文主動(dòng)與否，函又可分為發(fā)函、復(fù)函。格式正規(guī)、鄭得、涉及相對重要問題的是公函;相對靈活(略去標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)等)并涉及一般具體事項(xiàng)的是便函。
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