(二)函的分類

　　1.按照內容和用途，函可以分為以下幾類。

　　(1)商洽函指用于平行機關單位之間和不相隸屬機關單位之間商洽工作、聯(lián)系有關事宜的函。例如商調干部、聯(lián)系參觀學習、查詢或了解有關人和事、洽談業(yè)務工作等。

　　(2)請批函指向平級的或不相隸屬的業(yè)務主管部門制發(fā)的請求批準函，和業(yè)務主管部門向平級的或不相隸屬的機關單位制發(fā)的審批函。有關機關、單位涉及部門業(yè)務工作，需向平級的或不相隸屬的業(yè)務主管部門(例如人事局、財政局、稅務局等等)請求批準，但又因互相之間不是上下級的隸屬關系而不宜用請示行文，就應用函。同理，有關主管部門向平級的或不相隸屬的機關單位批準、批復某些業(yè)務事項(例如干部錄用、調動、經費撥付、稅收減免等等)，因無上下級的隸屬關系而不宜用批復行文，也就應用復函了。但在實際工作中，這類函常常誤用為請示、報告、批復，這是應該格外注意的。

　　(3)詢問答復函指用于上下級機關之間互相詢問答復處理有關具體問題的函。上下級機關之間問答某個具體問題，聯(lián)系、告知或處理某項具體工作，而又不宜采用指示、通知、批復、報告、請示等文種時，則可使用函。

　　2.按照文面規(guī)格，函還可以分為公函和便函。公函的格式較為正規(guī)，它按信函式公文(函件)格式印制。便函的內容多涉及事務性的具體事項，格式更為靈活、簡便，寫法較自由，可不寫標題、不編文號。便函也常不列入正式文件處理。不少機關單位有專門的便函用紙或者便函本。

　　3.按照行文方向，函又可分為去函和復函。去函也叫來函，即是主動發(fā)出的函。復函則是回答來函、來文所提出的問題或事情，被動發(fā)出的函件。

　　請求批準函如：

　　四川省國家安全廳關于請求批準錄用1996年大中專畢業(yè)生的函

　　省人事廳：

　　根據《中共四川省委組織部、四川省人事廳關于1996年省級機關錄用應屆高校、中專校優(yōu)秀畢業(yè)生的通知》(川人〔1996〕XX號)規(guī)定，我們對擬錄用到我廳機關工作的大中專畢業(yè)生按規(guī)定程序進行了統(tǒng)一考試、面試、體檢、政審。經廳黨組研究，擬錄用大中專畢業(yè)生24名�，F(xiàn)將有關錄用審批材料報上，請審批。

　　附件：錄用審批材料24份

　　四川省國家安全廳

　　一九九六年三月二十五日

　　審批函例文：

　　四川省人民政府辦公廳關于同意成都市城市房屋拆遷補償評估管理暫行規(guī)定的函

　　成都幣人民政府：

　　你市《關于報請制定城市房屋拆遷補償評估辦法的請示》(成府發(fā)〔2001〕222號)收悉。經省政府研究，現(xiàn)函復如下：

　　一、根據國務院《城市房屋拆遷管理條例》第二十四條：“貨幣補償?shù)慕痤~，根據被拆遷房屋的區(qū)位、用途、建筑面積等因素，以房地產市場評估價格確定。具體辦法由省、自治區(qū)、直轄市人民政府制定�！辫b于目前制定適用全省城市房屋拆遷補償評估規(guī)定的條件尚不成熟，省政府原則同意成都市人民政府根據實際需要先行制定有關規(guī)定。

　　二、成都市人民政府制定城市房屋拆遷補償評估規(guī)定時，應認真考慮和吸收省級有關部門提出的修改意見(修改稿附后)，以利于與今后省政府制定的規(guī)定相銜接。同時，省人民政府的規(guī)定制定并發(fā)布后，成都市人民政府的規(guī)定內容如果與其有抵觸或不一致的，應按省人民政府的規(guī)定執(zhí)行。

　　附件：成都市城市房屋拆遷補償評估管理暫行規(guī)定(修改稿)

　　四川省人民政府辦公廳(印章)

　　二○○一年十二月二十日

　　(附件略)

　　(三)函的寫作

　　1.標題可按公文的一般要求寫。若是去函，標題中文種只寫“函”;若是復函，則應寫明“復函”。

　　2.主送機關。

　　3.正文

　　這是函的主干部分，不同類型、用途的函寫法稍有不同。

　　若是商洽函、詢答函的去函，要把商洽的原委、詢問的問題、告知的情況等，寫得清楚簡明，以便得到對方的支持、理解和回答。若是復函，一般要先引用來函標題，再引文號，或者在開頭寫明“某月某日關于某個問題的來函收悉”之類，然后針對來件詢問的問題、商洽的工作給予明確答復，以示互相支持或認真負責。正文的語言要得體而有分寸，要對不同的行文對象采取不同的語氣。要注意禮貌用語。正文結尾處要恰當運用習慣用語，如是去函可用“特此函告”、“請即函復”之類，也可寫“清予支持(協(xié)助)”，并緊接“為感”、“為荷”、“為盼”等語。其后都要加句號。有的也可不要結尾語。

　　請求批準函的正文，亦可寫上“請批準”、“請子審批”之類結語，以表示對業(yè)務主管部門職權的尊重(但不宜寫“請予指示”)。而審批函的結尾，則不必寫上“特此批復”之類，而可寫上“特此函復”之類結語，也表示對對方的尊重。例如：

　　四川省人事廳關于同意錄用XXX等XX名同志為國家公務員的復函

　　省安全廳：

　　你廳《關于請求批準錄用1996年大中專畢業(yè)生的函》(國安政〔1996〕18號)收悉。

　　根據《中共四川省委組織部、四川省人事廳關干部分省級機關從1996年應屆高校、中專校優(yōu)秀畢業(yè)生中考試錄用國家公務員和機關工作人員的通知》(川人〔1996〕xx號)的規(guī)定，經考試、考核合格，同意錄用xxx籌xx名同志為國家公務員。

　　特此函復。

　　附：錄用人員名單

　　四川省人事廳印章

　　一九九六年三月二十九日

　　(附件略)

　　八、會議紀要

　　(一)會議紀要的特點

　　1.內容的記實性它是在會議后期或者會后根據會議記錄和各種會議材料整理而成的，注重真實、客觀、準確、全面地反映會議情況和會議精神，不容隨意深化、拔高。

　　2.表述的紀要性它不像會議記錄那樣對會議發(fā)言和會議內容逐一記載，它是對會議結果的擇要歸納。

　　3.作用的限定性它只對與會單位、與會人員或者規(guī)定的有關方面有約束力，要求他們共同遵守、執(zhí)行會議議定事項。若需在更大范圍內發(fā)揮作用，則要由領導機關用“通知”下發(fā)執(zhí)行。

　　(二)會議紀要的分類和作用

　　根據會議性質的不同，會議紀要可以分為兩類：辦公會議紀要、其他會議紀要。

　　辦公會議紀要用以傳達機關、單位召開的辦公會議研究的工作、議定的事項和布置的任務，要求與會單位和有關方面、有關人員共同遵守、執(zhí)行。

　　其他會議紀要指專門工作會議、專題討論會、座談會、學術研究會等等會議形成的紀要。這類紀要，有的起通報會議情況的作用，使有關人員盡快知道會議的基本情況和主要精神;有的具有指導作用，它所傳達的會議精神，是指導有關方面開展工作的。

　　根據寫法的不同，會議紀要又可分為決議式紀要、概述式(綜合式)紀要和記錄式紀要三種類型。

　　(三)辦公會議紀要的寫作

　　辦公會議紀要由標題和正文兩部分構成。

　　標題常寫成會議名稱加紀要的形式，如《XX市政府2006年第X次辦公會議紀要》，或者事由加紀要的形式，如《關于綜合治理XX地段社會治安現(xiàn)場辦公會紀要》。

　　正文可以分為兩部分。

　　第一部分是會議組織情況。可以簡要地逐一寫出會議時間、地點、出席人員、主持人、列席人員、缺席人員、記錄人等，有的還寫明主要議題。辦公會議紀要常用這種寫法，以備查考，作為有關部門執(zhí)行紀要的依據。如果與議決事項關系不大，這部分也可以寫得更概括、簡單一些，只概述一下主要的情況就行了。

　　第二部分是會議議定事項，這是紀要的主要部分。要寫明研究的工作、作出的決定、布置的任務、將采取的措施等。若會議涉及的內容較多，這部分可采用決議式的寫法，分條列項，簡明扼要、嚴謹有序地寫明會議議決的事項。若研究的事項比較單一，這部分亦可采用概述式寫法。

　　從會議實際情況出發(fā)，辦公會議紀要可一文數(shù)事。

　　(四)其他會議紀要的寫作

　　這類會議紀要的標題，除可采用辦公會議紀要標題的兩種形式外，還可采用新聞式雙標題，如《齊抓共管，綜合治理——XX市青少年教育研究會紀要》。

　　這類會議紀要的正文，包括會議組織情況和會議主要精神兩部分。

　　會議組織情況部分，通常采用概述式寫法，簡述會議時間、地點、出席人員、中心議題和議程等。

　　會議主要精神部分，可以寫會議召開的背景和對當時形勢的簡要分析、估計;會議的指導思想和議題;會議報告、講話的主要精神要點，對會議議題的討論情況和與會者的反映：會議形成的共識和會上提出的意見、建議(包括學術會上的各種不同意見)以及貫徹會議精神的要求等。這部分常采用概述式寫法，用貫通式結構概括、綜合地反映出會議主要精神和基本內容。也可采用決議式寫法，用分條文、分部分或列小標題的形式，寫明會議討論的主要問題、研究的主要工作、形成的統(tǒng)一意見和作出的各項決定等。

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