(四)撰寫各類通知的注意事項(xiàng)

　　1.工作通知這類通知的正文包括通知緣由、通知事項(xiàng)、通知要求。它通常采用總分條文式結(jié)構(gòu)。

　　例如：

　　四川省人民政府關(guān)于深入開展農(nóng)田水利基本區(qū)設(shè)的通知各市、州、縣人民政府，各地區(qū)行署，省政府各部門：

　　9月18日，國(guó)務(wù)院召開了全國(guó)農(nóng)田水利基本建設(shè)電視電話會(huì)議;9月上旬，省委、省政府在巴中地區(qū)通江縣召開了全省農(nóng)田水利基本建設(shè)工作會(huì)議。為了認(rèn)真貫徹落實(shí)好這兩次會(huì)議的精神，在今冬明春更大規(guī)模地掀起農(nóng)田水利基本建設(shè)的高潮，為明年抗災(zāi)奪豐收打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，特作如下通知。

　　一、深化認(rèn)識(shí)�！�…

　　二、明確任務(wù)�！�…

　　三、突出重點(diǎn)�！�…

　　四、發(fā)動(dòng)群眾�！�…

　　五、增加投入�！�…

　　六、確保質(zhì)量�！�…

　　七、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。各地要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)農(nóng)田水利基本建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，政府主要領(lǐng)導(dǎo)要親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)要具體抓，“一班人”要共同抓。要精心組織，周密部署，明確任務(wù)，制定措施，落實(shí)責(zé)任。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要改進(jìn)工作作風(fēng)，深入第一線，帶頭參加義務(wù)勞動(dòng)，開展調(diào)查研究，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。要繼續(xù)在全省范圍內(nèi)開展“李冰杯”農(nóng)田水利基本建設(shè)競(jìng)賽活動(dòng)，實(shí)行以獎(jiǎng)代補(bǔ)的激勵(lì)機(jī)制。各級(jí)各部門要主動(dòng)配合，積極參與，搞好服務(wù)，打好總體戰(zhàn)。

　　一九九六年九月二十四日

　　(印章)

　　(1)通知緣由這部分組成了通知的引言部分。或介紹背景，概述情況，分析形勢(shì);或肯定成績(jī)，指出問題;或說明依據(jù)，闡明發(fā)通知的目的、意義或指導(dǎo)思想：或上述內(nèi)容綜合說明、闡述。

　　總之，要盡可能在這部分顯示文章的主旨，表明通知的思路。

　　多數(shù)工作通知采用了總分思路，常常開門見山地在通知緣由部分揭示全文主旨。如上文。

　　少數(shù)工作通知也采用了遞進(jìn)思路。一種是針對(duì)存在嚴(yán)重問題說明情況，分析存在問題的原因和嚴(yán)重危害性，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上提出解決問題的辦法的通知。這種通知引言部分一般較長(zhǎng)，至少循提出問題—分析問題—解決問題的遞進(jìn)思路將引言分為了三個(gè)層次。如下面例文。

　　國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于繼續(xù)深入開展嚴(yán)厲打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動(dòng)聯(lián)合行動(dòng)的通知各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部門：

　　《國(guó)務(wù)院關(guān)于開展嚴(yán)厲打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動(dòng)聯(lián)合行動(dòng)的通知》(國(guó)發(fā)[2000]32號(hào))下發(fā)以后，各地區(qū)各部門高度重視，廣大人民群眾積極參與，新聞單位密切配合，集中力量開展了打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動(dòng)的聯(lián)合行動(dòng)(以下簡(jiǎn)稱打假聯(lián)合行動(dòng))，有力地打擊了制假售假違法犯罪分子的囂張氣焰，一些危害性大、群眾反映強(qiáng)烈的制假售假現(xiàn)象在一定程度上得到遏制，取得了階段性成果。

　　但是，由于歷史和社會(huì)的諸多因素，假冒偽劣商品泛濫的局面還沒有從根本上扭轉(zhuǎn)，加之少數(shù)地區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)打假工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，地方保護(hù)主義嚴(yán)重，打假工作面臨的形勢(shì)仍然十分嚴(yán)峻。

　　國(guó)務(wù)院決定，把打假工作作為整頓和規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序的重要內(nèi)容，在前一階段打假聯(lián)合行動(dòng)的基礎(chǔ)上，以食品、藥品、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料、棉花、拼裝汽車為重點(diǎn)，繼續(xù)深入開展聲勢(shì)浩大、專群結(jié)合、扎實(shí)有效的打假專項(xiàng)斗爭(zhēng)，通過對(duì)重點(diǎn)商品、重點(diǎn)市場(chǎng)、重點(diǎn)地區(qū)的專項(xiàng)整治，力爭(zhēng)在年內(nèi)使假冒偽劣商品泛濫的局面進(jìn)一步得到扭轉(zhuǎn)。各地區(qū)各部門要認(rèn)真貫徹落實(shí)全國(guó)整頓和規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序工作會(huì)議精神，進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，再接再厲，把打假聯(lián)合行動(dòng)引向深入。

　　為了切實(shí)做好當(dāng)前的打假工作，經(jīng)國(guó)務(wù)院同意，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

　　一、明確分工，聯(lián)合行動(dòng)……

　　二、地方負(fù)責(zé)，落實(shí)責(zé)任制……

　　三、依法行政，嚴(yán)格執(zhí)法……

　　四、打防結(jié)合，綜合治理……

　　五、查處大案要素，抓好督促檢查……

　　打擊制售假冒偽劣商品的違法犯罪活動(dòng)，是整頓和規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序的重大舉措，各地區(qū)、各部門要進(jìn)一步統(tǒng)一思想，振奮精神，克服畏難和厭戰(zhàn)情緒，齊心協(xié)力，重拳打假，為維護(hù)我國(guó)正常的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序作出更大的貢獻(xiàn)。

　　國(guó)務(wù)院辦公廳

　　二○○一年五月七日

　　這種結(jié)構(gòu)的主旨就不是在開頭段即提出問題的層次擺出來，而是在解決問題的部分提出主旨(下面加點(diǎn)的語句)。這既是在提出問題、分析問題的基礎(chǔ)上水到渠成地得出結(jié)論，又起到承上啟下的作用，引出了下文通知事項(xiàng)的具體措施。

　　(2)通知事項(xiàng)這是工作通知的主要部分，要寫明做什么、怎么做，即寫明工作任務(wù)、原則規(guī)定、執(zhí)行要求、具體措施、注意事項(xiàng)等。這部分通常采用條文式，大體有三種方法擬寫條文。

　　一種是條文內(nèi)容較為豐富的，常在每一條開頭用一句話概括本條主要精神形成條旨句，然后圍繞條旨句展開條文內(nèi)容。這樣寫提綱挈領(lǐng)，觀點(diǎn)鮮明，易于把握全文重點(diǎn)，理解通知精神。如上面例文就是這種寫法。

　　一種是在第一條開頭用一個(gè)名詞性偏正短語(詞組)提示本條內(nèi)容范圍。有人稱其為條首句，其實(shí)它還沒有形成句子而是短語(詞組)。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)行第三次全國(guó)工業(yè)普查的通知》中，通知事項(xiàng)5條條文的首句分別是“普查的目的、普查的對(duì)象和主要內(nèi)容、普查的進(jìn)度安排、普查的費(fèi)用、普查的組織與實(shí)施”。這樣寫條文清晰，易于把握全文內(nèi)容的范圍。

　　有的在印制通知時(shí)，常將條旨句、條首句印為黑體字，以使其更醒目。

　　第三種是有些條文內(nèi)容比較簡(jiǎn)單的，也可不要條旨句、條首句，而是直接陳述條文內(nèi)容。

　　(3)通知要求即通知的結(jié)語部分。以要求、希望來結(jié)束全文，是工作通知寫法上的一個(gè)特點(diǎn)。也有的通知不寫這部分，通知事項(xiàng)言盡文止。

　　2.會(huì)議通知

　　這類通知寫法比較簡(jiǎn)單、靈活。

　　一種是通過文件傳遞渠道發(fā)出的會(huì)議通知，這種通知一般應(yīng)寫明召開會(huì)議的原因、目的、會(huì)議名稱、主要議題、到會(huì)人員、會(huì)議及報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)、需要準(zhǔn)備的材料等。有些通知還應(yīng)寫明赴會(huì)的交通路線及交通工具運(yùn)營(yíng)班次或接待安排，以方便遠(yuǎn)方赴會(huì)的人。應(yīng)做到內(nèi)容周密、語言清楚、表述準(zhǔn)確。他也常采用總分條文式或條文式，有的在條首標(biāo)明“會(huì)議議題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席人員”之類。

　　一種是供機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部張貼或廣播的周知性會(huì)議通知，這種通知正文開頭可不寫受文對(duì)象，在通知事項(xiàng)中說明出席人員。語言力求簡(jiǎn)短、明白。例如：

　　會(huì)議通知

　　經(jīng)局長(zhǎng)辦公會(huì)商定，于5月20日(星期一)下午2至4時(shí)在本局第一會(huì)議室召開全局職工大會(huì)，傳達(dá)市政府整頓機(jī)關(guān)作風(fēng)工作會(huì)議精神，布置我局整改工作。請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。

　　x x市人事局辦公室

　　二○○二年五月十六日

　　一種是傳閱式會(huì)議通知，受文對(duì)象不在正文開頭，常在正文之后用“此致”引出受文對(duì)象，或在通知后面附表列出出席會(huì)議人員名單，供簽“知”用。這種通知也可事先印成表格式，將有關(guān)內(nèi)容填入就行了。

　　3.批轉(zhuǎn)、發(fā)布性通知這類通知應(yīng)注意行文的完整性。這類通知是針對(duì)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件或發(fā)布的行政規(guī)章而發(fā)的，通知成了正件，原文件或規(guī)章成了附件。正件、附件一起，組成了完整的通知。

　　例如：

　　成都市人民政府批轉(zhuǎn)市計(jì)委、外經(jīng)委關(guān)于鼓勵(lì)外商投資我市服務(wù)貿(mào)易領(lǐng)域意見的通知各區(qū)(市)縣人民政府

　　市計(jì)委、市外經(jīng)委《關(guān)于鼓勵(lì)外商投資我市服務(wù)貿(mào)易領(lǐng)域的意見》已經(jīng)市政府同意，現(xiàn)批轉(zhuǎn)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

　　二○○一年三月二十一日(印章)

　　《關(guān)于鼓勵(lì)外商投資我市服務(wù)貿(mào)易領(lǐng)域的意見》(略)

　　批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的正文包括兩個(gè)部分：轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象要寫明文件名稱及原發(fā)文單位;批注意見要寫明對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)文件的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。

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