第二節(jié)常用公文寫作

　　一、通告

　　(一)通告的分類

　　1.周知性通告突出周知性，政府機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位均可使用。

　　2.規(guī)定性通告突出規(guī)定性，只限行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或者機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)部門使用。

　　(二)通告的寫作

　　1.規(guī)定性通告的標(biāo)題通常要寫明事由、文種，重要的通告還要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)。

　　2.通告的正文通常由通告緣由、通告事項(xiàng)、通告結(jié)語組成。

　　——通告緣由通常用“為了……，根據(jù)……，特通告如下”的句式寫明發(fā)布通告的目的、依據(jù)和原因;也有些針對存在問題作出相應(yīng)規(guī)定的通告，開頭簡要說明存在問題的情況、嚴(yán)重性和緊迫感，再引出下文。

　　——通告事項(xiàng)是正文的主體，寫明需要大家知道或者遵守的事項(xiàng)，要寫得具體明確，簡潔明白。周知性通告的事項(xiàng)通常比較單一，篇幅很簡短;規(guī)定性通告一般都分條寫明應(yīng)當(dāng)遵守的有關(guān)事項(xiàng)。

　　——通告常用“特此通告”作結(jié)語。有的通告事項(xiàng)寫完即結(jié)束全文，也可不再寫結(jié)語。有的也以提出希望或執(zhí)行要求作結(jié)。

　　3.無論是張貼的或者登報(bào)的通告，落款處都應(yīng)寫明發(fā)文單位和成文日期。

　　4.內(nèi)容簡單的通告常采用篇段合一式結(jié)構(gòu)，內(nèi)容稍多的通告則常用總分條文式結(jié)構(gòu)。

　　5.注意通告與公告的區(qū)別。

　　二、通知

　　(一)通知的特點(diǎn)和用途

　　1.應(yīng)用廣泛，使用頻率高。一切機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體都可以用通知來告知、傳達(dá)某種意向或事項(xiàng)。

　　2.有一定的權(quán)威性。大多數(shù)通知對受文對象總是有所要求，總是提出了需要執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)，有一定的指揮、指導(dǎo)作用。

　　3.有明顯的時(shí)效性。

　　通知可用來處理以下事項(xiàng)：批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)、單位的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的公文：轉(zhuǎn)發(fā)同級機(jī)關(guān)的公文;轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機(jī)關(guān)、單位的公文;發(fā)布行政規(guī)章和管理規(guī)章：傳達(dá)要求下級辦理或執(zhí)行的事項(xiàng);傳達(dá)需要有關(guān)單位周知的事項(xiàng)。任免和聘用有關(guān)人員。

　　(二)通知的分類

　　1.布置工作的通知即工作通知。

　　2.召開會議的通知即會議通知。

　　3.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件和發(fā)布規(guī)章、管理規(guī)章的通知上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)下級的文件，可用批轉(zhuǎn)性通知;下級機(jī)關(guān)照轉(zhuǎn)上級文件、同級或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間照轉(zhuǎn)文件，均可用轉(zhuǎn)發(fā)性通知。

　　4.任免通知用于任免、聘用有關(guān)人員。

　　5.公布某些專門事項(xiàng)的通知即事項(xiàng)通知。這類通知主要起知照性作用，設(shè)置機(jī)構(gòu)、啟用印章、更正文件、遷址辦公等等專門事項(xiàng)，均用這類通知。

　　(三)通知的基本結(jié)構(gòu)和寫法

　　各類通知均可按以下結(jié)構(gòu)來組織全文。

　　1.標(biāo)題除極簡單的事情，標(biāo)題可只寫“XX通知”(如會議通知、停電通知)外，一般說來，應(yīng)在“通知”前加上發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和事由。

　　2.主送機(jī)關(guān)指受文單位名稱和個人稱謂。該寫的受文單位和個人不要遺漏，以免誤事。

　　3.正文是通知的主要內(nèi)容。起草時(shí)要交代清楚發(fā)文的原因、意圖和目的，通知的什么事情，有哪些具體要求和意見，受文單位應(yīng)如何辦理。

　　正文的結(jié)構(gòu)大體說來，可以有三種寫法：

　　總分條文式 引言之后將通知事項(xiàng)分為幾點(diǎn)，用順序號分條擬寫，這樣寫的好處是條理清楚，一目了然。

　　歸納式按接性質(zhì)將正文分為幾大部分，如原因、要求、具體措施等等，每一部分集中說明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照辦理。

　　篇段合一式有些內(nèi)容簡單的通知，正文不再分條分部分，通篇就是一段話甚至一句話。

　　4.落款在正文右下方注明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。

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