了解采購與付款循環(huán)的主要業(yè)務(wù)流程

　　1.請購商品(勞務(wù))環(huán)節(jié)的控制活動

　　(1)倉庫填寫請購單，通常經(jīng)倉庫經(jīng)理簽字審批。

　　(2)生產(chǎn)部門填寫請購單，通常經(jīng)生產(chǎn)經(jīng)理簽字審批。

　　(3)對于日常采購的請購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)請購單進(jìn)行一般授權(quán)審批，每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字批準(zhǔn)。

　　(4)對于資本支出和租賃的請購，應(yīng)當(dāng)指定人員請購，需要進(jìn)行特別授權(quán)審批。

　　【提示】填寫請購單環(huán)節(jié)的控制程序及其與相關(guān)認(rèn)定的對應(yīng)關(guān)系：

　　(1)不同部門的請購單與其對應(yīng)的預(yù)算相關(guān)聯(lián)。

　　(2)請購單與采購部門的訂購單從業(yè)務(wù)流程的角度分析具有對應(yīng)關(guān)系。

　　(3)請購單與存貨、固定資產(chǎn)的存在認(rèn)定、管理(銷售)費用的“發(fā)生”認(rèn)定相關(guān)。

　　2.編制訂購單環(huán)節(jié)的控制活動

　　(1)采購部門負(fù)責(zé)編制訂購單和發(fā)出訂購單。

　　(2)采購部門只對經(jīng)過批準(zhǔn)的請購單編制訂購單。

　　(3)采購部門對經(jīng)過批準(zhǔn)的請購單發(fā)出訂購單，詢價后確定最佳供應(yīng)商，但詢價與確定供應(yīng)商的職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離;對于大額、重要的采購項目，應(yīng)采取競價方式來確定供應(yīng)商。

　　(4)采購部門收到請購單后，對金額在人民幣××元以下的請購單由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)審批;金額在人民幣××元至人民幣××元的請購單由總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批;金額超過人民幣××元的請購單需經(jīng)董事會審批。

　　(5)采購信息管理員根據(jù)經(jīng)恰當(dāng)審批的請購單編制連續(xù)編號采購訂單。

　　在采用自動化信息系統(tǒng)的被審計單位，通過將請購單信息輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動生成采購訂單(此時系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài))。每周，采購信息管理員核對本周內(nèi)生成的采購訂單，將請購單和采購訂單存檔管理，對任何不連續(xù)編號的情況進(jìn)行檢查。

　　3.驗收商品環(huán)節(jié)的控制活動

　　(1)驗收管理員需要比較所收商品與訂購單上的要求是否相符、盤點商品并檢查商品有無損壞。

　　(2)驗收管理員對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先按順序編號的驗收單。

　　(3)驗收管理員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收。

　　(4)驗收管理員將驗收單其中的一聯(lián)送交應(yīng)付憑單部門。

　　4.儲存商品環(huán)節(jié)的控制活動

　　(1)儲存崗位與驗收崗位應(yīng)當(dāng)職責(zé)分離。

　　(2)限制無關(guān)人員接近儲存的商品存貨。

　　5.編制付款憑單環(huán)節(jié)的控制活動

　　(1)確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗收單、訂購單的一致性。

　　(2)確定供應(yīng)商發(fā)票計算的正確性。

　　(3)編制有預(yù)先順序編號的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購單、驗收單和供應(yīng)商發(fā)票等)。

　　(4)獨立檢查付款憑單計算的正確性。

　　(5)在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費用賬戶名稱。

　　(6)由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款。

　　6.確認(rèn)與記錄負(fù)債環(huán)節(jié)的控制活動

　　(1)應(yīng)付賬款確認(rèn)與記錄相關(guān)部門一般有責(zé)任核查購置的財產(chǎn)，并在應(yīng)付憑單登記簿或應(yīng)付賬款明細(xì)賬中加以記錄;在收到供應(yīng)商發(fā)票時，應(yīng)付賬款部門應(yīng)將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、價格、數(shù)量、條件及運費與訂貨單上的有關(guān)資料核對，如有可能，還應(yīng)與驗收單上的資料進(jìn)行比較。

　　(2)記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)。

　　(3)在手工系統(tǒng)下，應(yīng)將已批準(zhǔn)的未付款憑單送達(dá)會計部門，據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬簿。會計主管應(yīng)監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性;通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督入賬的及時性。獨立檢查會計人員應(yīng)核對所記錄的憑單總數(shù)與應(yīng)付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致，并定期獨立檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致。

　　7.付款環(huán)節(jié)的控制活動

　　(1)獨立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。

　　(2)應(yīng)由被授權(quán)的財務(wù)部門的人員負(fù)責(zé)簽署支票。

　　(3)被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致。

　　(4)支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復(fù)付款。

　　(5)支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無記名甚至空白的支票。

　　(6)支票應(yīng)預(yù)先順序編號，以保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性。

　　(7)應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票。

　　8.記錄現(xiàn)金、銀行存款支出環(huán)節(jié)的控制活動

　　(1)會計主管應(yīng)獨立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一致性。

　　(2)通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨立檢查入賬的及時性。

　　(3)獨立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表(不能由出納員編制該表，否則屬于內(nèi)部控制設(shè)計缺陷)。

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