銷售交易的內(nèi)部控制
(一)適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離
1.主營業(yè)務(wù)收入賬如果系由記錄應(yīng)收賬款賬之外的職員獨(dú)立登記，并由另一位不負(fù)責(zé)賬簿記錄的職員定期調(diào)節(jié)總賬和明細(xì)賬，就構(gòu)成了一項(xiàng)交互牽制;
2.規(guī)定負(fù)責(zé)主營業(yè)務(wù)收入和應(yīng)收賬款記賬的職員不得經(jīng)手貨幣資金，也是防止舞弊的一項(xiàng)重要控制;
3.賒銷批準(zhǔn)職能與銷售職能的分離：銷售人員通常有一種追求更大銷售數(shù)量的自然傾向，而不問它是否將以巨額壞賬損失為代價(jià)，賒銷的審批則在一定程度上可以抑制這種傾向;
4.企業(yè)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)立辦理銷售、發(fā)貨、收款三項(xiàng)業(yè)務(wù)的部門(或崗位);
5.企業(yè)在銷售合同訂立前，應(yīng)當(dāng)指定專門人員就銷售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項(xiàng)與客戶進(jìn)行談判;
6.談判人員至少應(yīng)有兩人以上，并與訂立合同的人員相分離;
7.編制銷售發(fā)票通知單的人員與開具銷售發(fā)票的人員應(yīng)相互分離;銷售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸銷貨現(xiàn)款;
8.企業(yè)應(yīng)收票據(jù)的取得和貼現(xiàn)必須經(jīng)由保管票據(jù)以外的主管人員的書面批準(zhǔn)。
(二)恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)審批
對(duì)于授權(quán)審批問題，注冊(cè)會(huì)計(jì)師應(yīng)當(dāng)關(guān)注以下四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)上的審批程序：
其一，在銷售發(fā)生之前，賒銷已經(jīng)正確審批;
其二，非經(jīng)正當(dāng)審批，不得發(fā)出貨物;
其三，銷售價(jià)格、銷售條件、運(yùn)費(fèi)、折扣等必須經(jīng)過審批;
其四，審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)銷售與收款授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。
對(duì)于超過企業(yè)既定銷售政策和信用政策規(guī)定范圍的特殊銷售交易，需要經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)。
前兩項(xiàng)控制的目的在于防止企業(yè)因向虛構(gòu)的或者無力支付貨款的客戶發(fā)貨而蒙受損失;
價(jià)格審批控制的目的在于保證銷售交易按照企業(yè)定價(jià)政策規(guī)定的價(jià)格開票收款;
對(duì)授權(quán)審批范圍設(shè)定權(quán)限的目的則在于防止因?qū)徟藳Q策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。
(三)充分的憑證和記錄
只有具備充分的記錄手續(xù)，才有可能實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)控制目標(biāo)。
例如，企業(yè)在收到客戶訂購單后，就立即編制一份預(yù)先編號(hào)的一式多聯(lián)的銷售單，分別用于批準(zhǔn)賒銷、審批發(fā)貨、記錄發(fā)貨數(shù)量以及向客戶開具賬單和銷售發(fā)票等。
在這種制度下，只要定期清點(diǎn)銷售單和銷售發(fā)票，漏開賬單的情形幾乎就不太會(huì)發(fā)生。
相反的情況是，有的企業(yè)只在發(fā)貨以后才開具賬單，如果沒有其他控制措施，這種制度下漏開賬單的情況就很可能會(huì)發(fā)生。
(四)憑證的預(yù)先編號(hào)
對(duì)憑證預(yù)先進(jìn)行編號(hào)，旨在防止銷售以后遺漏向客戶開具賬單或登記入賬，也可防止重復(fù)開具賬單或重復(fù)記賬。當(dāng)然，如果對(duì)憑證的編號(hào)不作淸點(diǎn)，預(yù)先編號(hào)就會(huì)失去其控制意義。
由收款員對(duì)每筆銷售開具賬單后，將發(fā)運(yùn)憑證按順序歸檔;而由另一位職員定期檢查全部憑證的編號(hào)，并調(diào)查憑證缺號(hào)的原因，就是實(shí)施這項(xiàng)控制的一種方法。
(五)按月寄出對(duì)賬單
由不負(fù)責(zé)現(xiàn)金出納和銷售及應(yīng)收賬款記賬的人員按月向客戶寄發(fā)對(duì)賬單，能促使客戶在發(fā)現(xiàn)應(yīng)付賬款余額不正確后及時(shí)反饋有關(guān)信息。
為了使這項(xiàng)控制更加有效，最好將賬戶余額中出現(xiàn)的所有核對(duì)不符的賬項(xiàng)，指定一位既不掌管貨幣資金也不記錄主營業(yè)務(wù)收入和應(yīng)收賬款賬目的主管人員處理，然后由獨(dú)立人員按月編制對(duì)賬情況匯總報(bào)告并交管理層審閱。
(六)內(nèi)部核查程序
由內(nèi)部審計(jì)人員或其他獨(dú)立人員核查銷售交易的處理和記錄，是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)所不可缺少的一項(xiàng)控制措施。
下表所列程序是針對(duì)相應(yīng)控制目標(biāo)的典型的內(nèi)部核查程序：
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