第十四章　檔案與檔案工作

　　1、機(jī)關(guān)檔案的含義及其特征是什么

　　答：機(jī)關(guān)檔案是本機(jī)關(guān)在工作活動中直接形成的，反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和歷史真實(shí)面貌的，保存?zhèn)洳榈奈淖�，圖表，聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄;其特征：機(jī)關(guān)檔案形成主體的特定性;機(jī)關(guān)檔案內(nèi)容的相對穩(wěn)定性，機(jī)關(guān)檔案形式具有規(guī)范性;機(jī)關(guān)檔案所有權(quán)主體的惟一性和管理主體的特定性;機(jī)關(guān)檔案價值主體的相對穩(wěn)定性;機(jī)關(guān)檔案的種類相對單一。

　　2、理解機(jī)關(guān)檔案的價值與規(guī)律

　　答：機(jī)關(guān)檔案的基本價值是機(jī)關(guān)檔案的原始記錄性，即憑證價值和參考價值，機(jī)關(guān)檔案的價值規(guī)律：機(jī)關(guān)檔案作用的時效律較強(qiáng)而擴(kuò)展律較弱;機(jī)關(guān)檔案機(jī)密性較強(qiáng)而社會性較弱;機(jī)關(guān)行政作用較強(qiáng)而科學(xué)作用較弱;機(jī)關(guān)檔案的價值實(shí)現(xiàn)依然遵循“檔案價值實(shí)現(xiàn)條件律”，但其更具有內(nèi)部性;機(jī)關(guān)檔案的憑證價值與參考價值并重;機(jī)關(guān)檔案的現(xiàn)實(shí)價值與歷史價值并重，但更強(qiáng)調(diào)其現(xiàn)實(shí)價值。

　　機(jī)關(guān)檔案的一般作用：檔案是行政管理的查考依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)，是政治斗爭的必要工具，是科學(xué)研究的可靠資料，是宣傳教育的生動素材，是維護(hù)合法權(quán)益的法律憑證等。

　　檔案工作的內(nèi)容：收集，整理，鑒定，保管，檢索，編研，統(tǒng)計和利用。

　　3、機(jī)關(guān)檔案室的任務(wù)和機(jī)關(guān)檔案工作的特點(diǎn)是什么

　　答：機(jī)關(guān)檔案室的任務(wù)：對本機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督;接收和保管本機(jī)關(guān)各單位交來的檔案材料，進(jìn)行必須的整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究，積極開展利用工作，同時收藏和管理一些有關(guān)的內(nèi)容書刊等資料，配合檔案提供利用;定期把具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案向檔案館移交;專業(yè)主管機(jī)關(guān)的檔案部門，應(yīng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。其特點(diǎn)是內(nèi)部性強(qiáng)，業(yè)務(wù)性強(qiáng)，與文書工作聯(lián)系性強(qiáng)，行政性強(qiáng)。

　　機(jī)關(guān)檔案工作與檔案工作的關(guān)系：機(jī)關(guān)檔案工作是整個檔案工作的重要組成部分，是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，它是檔案館檔案的主要來源和不斷得到補(bǔ)充的基地，是國家檔案事業(yè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其管理水平也直接影響和制約著整個國家檔案事業(yè)的發(fā)展。

　　4、如何搞好機(jī)關(guān)檔案收集工作?

　　答：機(jī)關(guān)檔案收集工作含收集內(nèi)容，即檔案的接收和征集兩個方面，具體指檔案室接收歸檔文件和檔案室補(bǔ)充悼念未歸檔文件;指導(dǎo)思想，即大力豐富和建設(shè)檔案室(館)的檔案庫藏，是機(jī)關(guān)檔案收集工作的首要任務(wù)，加強(qiáng)本機(jī)關(guān)檔案文件形成和積累情況的調(diào)查和指導(dǎo)工作;積極推行入室(館)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化;保證歸檔或入館檔案的齊全完整;維護(hù)全宗和全宗群的相對完整性;歸檔制度，其內(nèi)容包括：歸檔范圍，歸檔時間，歸檔文件的質(zhì)量要求，歸檔手續(xù)等內(nèi)容;補(bǔ)充收集。

　　歸檔文件的質(zhì)量要求：1歸檔文件應(yīng)齊全完整;2整理歸檔文件所使用的書寫材料，紙張，裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，3整理要系統(tǒng)，要遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同保存價值，便于保管和利用。

　　制定文件歸檔制度的一般要求：1必須符合國家有關(guān)文件的規(guī)定要求即合法，2必須符合本機(jī)關(guān)的工作，生產(chǎn)，科研活動的實(shí)際，體現(xiàn)本機(jī)關(guān)文件形成的特點(diǎn)和規(guī)律即合實(shí)際，3應(yīng)當(dāng)同本機(jī)關(guān)的其他相關(guān)制度保持內(nèi)容方面的一致性即協(xié)調(diào)統(tǒng)一，4完善歸檔制度的內(nèi)容。

　　5、機(jī)關(guān)檔案整理工作的內(nèi)容與原則是什么

　　答：內(nèi)容：從作業(yè)流程看，機(jī)關(guān)檔案整理工作的內(nèi)容包括裝訂，分類，排列，編號，編目，裝盒等基本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié);從整理工作的具體范圍看，有系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過程整理三種;其原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用;區(qū)分不同價值;充分尊重和利用原有的整理結(jié)果。

　　機(jī)關(guān)檔案整理工作的基本任務(wù)：建立檔案實(shí)體秩序，使所保存的檔案有序化，條理化，為整個檔案管理工作創(chuàng)建秩序化的管理對象基礎(chǔ)，檔案整理是檔案實(shí)體管理的核心。

　　機(jī)關(guān)檔案整理工作的質(zhì)量要求：1對破損文件進(jìn)行修裱，主要針對一些有孔洞，殘缺或折疊處被磨損的文件2對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制，3對超大紙張折疊，4去除易銹蝕的金屬物，5歸檔文件所使用的書寫材料，紙張，裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

　　6、理解機(jī)關(guān)檔案整理工作流程

　　答：裝訂，分類，排列與組合，編號，編目，裝盒與排列上架，檔號，立檔單位與全宗歷史考證。

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