9、理解秘書常用的協(xié)調方法

　　答：秘書常用的協(xié)調方法有：溝通協(xié)調方法，管理作為一個過程，溝通與協(xié)調相互依存，相互作用，具有一致性，秘書人員具有信息樞紐的優(yōu)勢，通過及時傳遞真實、會面的信息，促進彼此相互溝通，消除隔閡或誤會，矛盾或失調問題就能得到解決，使其恢復協(xié)調狀態(tài);變通協(xié)調方法是對于非原則性問題，當有關各方各持一理，互不相讓，矛盾激化，引起失調時，可以采用此種方法;融合協(xié)調方法是對于因局部的權力沖突和利益沖突而引起各方在整體配合上的失調時，可采用此種方法;政策法規(guī)協(xié)調方法是在實踐中某些失調現(xiàn)象，是因理解或執(zhí)行有關政策、法規(guī)出現(xiàn)偏差而造成的，對此類失調問題，可采用這種方法;計劃協(xié)調方法是在計劃執(zhí)行中措施不當或客觀條件發(fā)生變化，就有可能出現(xiàn)失調現(xiàn)象而采用的方法;節(jié)奏程序協(xié)調方法是出現(xiàn)各局部、各子系統(tǒng)步調節(jié)奏不一致，進展程序混亂，全局的整體運轉就會出現(xiàn)失調時采用的方法;會稿協(xié)調方法為了避免在制發(fā)文件的過程中，由于各部門僅從自身的職能管理需要出發(fā)，在執(zhí)行中可能與文件內容發(fā)生矛盾，使執(zhí)行過程中出現(xiàn)失調和混亂現(xiàn)象采用的方法;會商協(xié)調方法是當某個矛盾或問題涉及幾個管理部門的職權范圍時，可以約請相關管理部門共商協(xié)調方法。

　　10、理解秘書部門的公關職能

　　答：在組織系統(tǒng)內部，秘書部門介于管理與被管理層之間，置身于各職能部門的業(yè)務矛盾、人事矛盾之外，因此，它是組織最佳的協(xié)調者。一方面，它需要經常向組織領導人反映員工的意見和要求，使之及時了解群眾的呼聲，意識到存在的不足，制定出改進措施，同時，還要及時地解釋和傳達組織的指令和措施，形成二者的情感交流和雙向溝通;另一方面，它要配合領導者做好各職能部門的協(xié)調工作，經常提供有關信息，幫助各部門彼此溝通，相互配合，產生最優(yōu)越的管理效果;在組織系統(tǒng)外部，秘書部門同樣可以發(fā)揮公共關系協(xié)調職能，通過積極開展活動，促進組織和外界密切聯(lián)系和廣泛合作，為組織創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

　　公共關系的含義：公共關系指的是一定的組織機構與公眾之間的相互關系;是一種管理職能，是塑造形象的藝術，雙向溝通是公關工作的基本要求;大眾傳播，人際傳播是公關動作的重要手段。

　　11、理解對秘書人員公關素質的要求

　　答：從事公關工作的秘書人員，應特別注重培養(yǎng)自己的公關意識和公關技能;其中秘書人員應具備的基本素質有：富有魅力的個性品質;博學多識;具有與公關工作相類似的經驗或經歷;高尚的道德品質;秘書人員應具備的基本技能及其培養(yǎng)：組織領導能力;表達溝通能力;觀察應變能力;創(chuàng)造能力;交際能力;專業(yè)技能。

　　12、理解秘書部門的督查職能

　　答：秘書部門的督查職能，一方面是代表領導，或受領導之托，或在獲得了領導法令前提下進行的;另一方面，秘書部門的督查工作，應著重圍繞政令和中心工作，抓大事、要事和久拖不決之事，并不能供奉專門機構和基層部門的具體工作。

　　13、秘書部門的督查工作有哪些類別

　　答：秘書部門的督查工作分為決策督查和專項督查;其中決策督查的范圍是以文件形式傳遞的重大決定事項;以會議形式做出的重要決定;以其他形式做出并傳遞的重大決策事項，其目的是促進決策事項的貫徹落實;了解決策落實的進程以及落實過程中存在的問題，為領導者控制決策事項的落實提供信息支持;為二次決策提供依據，為補充和完善決策程序，優(yōu)化決策效果提供信息咨詢;專項督查具有事項較為單一、辦理時限相對較短、辦理要求明確和一事一報的特點。

　　14、督查工作的原則與方法是什么?

　　答：督查工作的原則是實事求是，注重實效，歸口管理，分級負責的原則;其主要方法有催辦催報，督查調研，反饋通報，組織專題匯報會，形成并強化推動決策落實的有效機制。

　　15、簡述督查工作的主要程序。

　　答：其主要程序有督查問題立項，含決定督查立項和專項督查立項;制定督查方案，交辦，催辦，報告工作進展情況，再督查，審核驗收，形成督查報告，立卷歸檔。

　　16、秘書部門協(xié)調與直接領導班子及領導人關系時應注意什么?

　　答：首先檢查自身;不斷提高自身素質;主動與領導人進行交流;此外，秘書人員要關于總結領導活動的規(guī)律，正確領會意圖，積極、主動、周全地為領導工作服務;要維護領導人的威信和尊嚴，忠誠可靠;對領導工作中出現(xiàn)的問題和遺漏，既要能講究方式地坦誠相見，又能極為負責地拾遺補闕;要能真正體諒領導，并為之分憂;能站在領導思考問題的高度，樹立大局觀念。

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