第二章　秘書與秘書工作

　　1、中國古代秘書的含義

　　答：中國古代秘書的含義包含三個方面：一指宮禁中秘藏之書，二指用隱語來預決吉兇，對未來做出預言的讖緯圖錄等書，三指官職名稱，如秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞、秘書郎等。

　　2、中國當代秘書的含義(來源 于自考365網(wǎng) zikao365.com)

　　答：中國當代秘書的含義一般是指為黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體乃至私人服務的、或輔助領導決策、或從事文字工作、或從事行政工作和日常事務，或集多項工作于一身的人員。(狹義的秘書是從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務及日常事務并為決策及實話提供服務的人員，廣義的秘書指秘書是位居領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務、辦理文書、聯(lián)系各方，保證領導工作的正常運轉，直接為領導工作服務并為各方面服務的領導的事務與信息助手)。

　　3、你對中國當代秘書的含義作何評價?(來源 于自考365網(wǎng) zikao365.com)

　　答：盡管中國當代秘書的含義得到了官方和學術界大體認同，但還是存在某些瑕疵的，狹義的秘書定義，是就秘書職業(yè)而言的，其內涵對領導機關的秘書長、辦公廳主任等部分高級秘書則不完全適用;廣義的秘書定義，雖說突出強調了秘書位居領導者“近身”組織“”中樞“的特殊位置，強調了其作為領導者”助手的職能，也有較廣泛的涵蓋度，但表述較為繁瑣，對問題本質的揭示仍不夠簡括。不過，隨著我國秘書學研究的日益深入，我相信，學術界對秘書定義的界定將會日臻成熟。

　　4、理解秘書分類中“按對領導工作的輔助作用劃分”和“型”的分類。

　　答：秘書分類中，按對領導工作的輔助作用劃分，把秘書劃分為深層，中層，淺層三個層次，并依此又把秘書劃分為高級，中級，初級三個層次;高級秘書，時常參與上層活動，有的本來就是領導集團成員，這類秘書已深入到領導決策全過程，深入到領導工作的核心，與領導工作和管理活動發(fā)生了極其密切的深層關系，如秘書長，辦公廳主任等，中級秘書的工作與領導工作和管理活動有相當密切的關系，對領導決策，領導工作和領導管理活動，都有或大或小，或深或淺的影響，并具有直接作用，初級秘書是一般事務性工作者，其工作雖是秘書工作的相當重要的部分，但同領導工作的關系是較為表面和淺層次的，也有學者從秘書輔助決策及發(fā)揮參謀作用的角度，把秘書分為決策輔助層，技術操作層和決策執(zhí)行層;按型劃分可分為參謀型，文字型，公關事務型，技術型和綜合型等。

　　按服務領域劃分：政治領域的秘書人員，如黨務，政府，法律，軍事，統(tǒng)戰(zhàn)部門秘書等，經(jīng)濟領域的秘書，如工業(yè)，農(nóng)業(yè)，財貿部門秘書等，文化領域的秘書，如宣傳，文藝，科學研究，教育，體育，新聞等;按職務劃分：秘書長，辦公廳主任，局長，處長，辦公室主任，科長，股長，科員，辦事員和文書;按秘書業(yè)務專業(yè)性質劃分：行政，機要，文字，事務，外文以及其他專業(yè)秘書;

　　5、簡述秘書部門的基本職能

　　答：秘書部門的基本職能包括：辦理文書的職能，信息管理職能，督促檢查職能，綜合協(xié)調職能，參謀輔助職能，后勤保障職能，“不管部”職能。

　　秘書部門設置的原則：凡是獨立的單位，即有領導和辦事人員，有經(jīng)常業(yè)務，在一定范圍內獨立行使一定職權的實體單位，必須設立秘書部門;大單位內部的分支機構，如果存在一定的秘書工作任務，也可以設立辦公室或秘書科等秘書機構，但按照規(guī)定與慣例，這些分支機構一般不對外行文;設置的秘書機構與所屬機關在工作性質上必須相適應，人員條件也必須相適應，合乎精簡，高效和適應需要的原則;秘書機構的設置，還要適應辦公技術發(fā)展的要求。

　　6、怎樣理解秘書部門“不管部”的職能?

　　答：秘書部門為領導工作拾遺補闕，消滅領導及機關管理工作中的空白點，是“不管部”職能的集中體現(xiàn)，秘書部門工作的全面性，綜合性和相對超脫性，決定了它可以成為處理“不管”事務的最佳部門。

　　7、秘書部門如何優(yōu)化其運轉機制?

　　答：一優(yōu)化組織結構，增強整體功能，二優(yōu)化工作目標，明確輔助重點，三優(yōu)化工作環(huán)境，力爭主動服務。

　　秘書部門運轉的特點：圍繞領導工作的運轉而運轉，工作內容調度綜合，但又與其他職能部門之間互有交叉，因而，既不要隨意超越自己的職責范圍，又要與職能部門間搞好協(xié)調與配合;因領導工作的全面性，為領導工作提供全面輔助的秘書部門，必須著眼于全局，淡化部門觀點;不同部類，不同行業(yè)，不同層次的秘書部門的實際運轉，存在不同特點。

　　8、理解秘書工作的性質

　　答：秘書工作的性質：政策性，從屬性，輔助性，機要性，綜合性，被動性，潛隱性。政策性是秘書人員處理黨政文件，了解黨和國家的重要機密，出入于領導機構并參與輔助、傳達和招待決策等重要活動決定的，從屬性是由秘書工作本身所決定的，輔助性是秘書工作的本質屬性，機要性是因為秘書人員都不同程度地接觸到某一個政黨、政權和社會集團的各種秘密，綜合性是領導工作的全面性決定的，被動性和潛隱性是由秘書工作的從屬性特點與輔助地位決定的。

　　9、簡述秘書工作的內容

　　答：秘書工作的內容分為三類：日常程序化工作：包含撰寫公文，文書處理，接待工作，會務工作，調查研究，信息工作，信訪工作，督查工作，印信憑證管理，機要保密工作，機關檔案管理，機關事務管理，秘書部門自身建設工作;領導臨時交辦的工作;為領導出主意，當參謀包括：協(xié)助領導人安排好工作布局，為領導決策當參謀，做助手，信息的綜合研究與溝通，辦文辦事，起草文件時，預先拿出方案或意見。

　　10、新形勢下對秘書工作的新要求對你有何啟示?

　　答：必須始終把講政治作為黨委辦公廳工作的靈魂，必須始終把圍繞中心，服務大局作為黨委辦公廳工作的主題，必須始終把保持良好作風作為黨委辦公廳工作的保證，必須始終把與時俱進，開拓創(chuàng)新作為推進黨委辦公廳工作的動力;要認真履行參謀助手職責，更好地為領導決策服務，充分發(fā)揮協(xié)調綜合作用，確保日常工作的高效運轉，大力加強督促檢查工作，努力促進黨委決策的貫徹落實，進一步做好后勤服務工作，切實為黨委工作提供有力的保障。

　　11、怎樣理解我國今后秘書工作的發(fā)展趨勢?

　　答：我國今后秘書工作的發(fā)展趨勢，核心問題就是實現(xiàn)全面現(xiàn)代化的問題，具體反映在四個方面：秘書社會職業(yè)化：秘書服務對象的多元化，是實現(xiàn)秘書職業(yè)化的基本前提，秘書素質的專業(yè)化，是實現(xiàn)秘書社會職業(yè)化的內在條件，秘書工作的行業(yè)化，是秘書社會職業(yè)化的重要表現(xiàn)之一;勞動成果商品化，是市場經(jīng)濟的普遍特征之一，秘書隊伍女性化，工作手段現(xiàn)代化，是實現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化的重要保證條件之一。

　　12、簡述秘書工作管理理念更新的內涵。

　　答：秘書工作管理理念更新的必須實現(xiàn)四個轉變，即要從偏重于辦文辦事，轉變?yōu)榧崔k文辦事，又出謀獻策;從單純收發(fā)傳遞信息，轉變?yōu)榫C合處理信息;從單憑老經(jīng)驗辦事，轉變?yōu)榭茖W化管理，從被動服務，轉變?yōu)橹鲃臃�務。新的理念包括：主動服務意識，創(chuàng)新意識，參謀意識，信息意識，系統(tǒng)觀念，效能觀念等。

　　13、秘書工作對領導工作的價值體現(xiàn)在哪些方面?

　　答：秘書工作對領導工作的價值體現(xiàn)主要表現(xiàn)在：為領導工作做鋪墊，為領導工作代勞，為領導工作拓展延伸，為領導工作拾遺補闕。

　　14、理解秘書工作與領導決策的關系。 (來源 于自考365網(wǎng) zikao365.com)

　　答：決策是一個社會系統(tǒng)的領導者，管理者的最主要的任務，在決策過程中，秘書部門肩負著輔助決策的任務，輔助領導決策，是秘書部門和秘書人員一項極為重要的，最高層次的工作任務;決策在管理工作中具有重要地位，貫穿于管理工作的各個方面，是管理工作的核心，是執(zhí)行各種管理職能的基礎，科學的決策是一個完整的過程，它有一定的程序和步驟，決策的過程包括確定決策目標，秘書人員在這一程序中，主要任務是協(xié)助領導者進行調查研究，搜集信息，發(fā)現(xiàn)需要決策解決的問題，為領導者正確確定決策目標服務;擬定方案，秘書人員在這一程序中，除了協(xié)助領導者調查研究，為領導決策提供各種信息資料，搜集研究決策的理論依據(jù)，方針政策依據(jù)，各種有關的實際情況，經(jīng)驗教訓等之外，還要協(xié)助領導者選定知囊團人員，受托作為領導者與智囊團之間的聯(lián)系人，及時將智囊團工作向領導者匯報;評估和選擇方案，這一步驟是決策的關鍵步驟，通常采用的辦法有經(jīng)驗判斷，數(shù)學分析和試驗三種，秘書人員在這一程序中的任務，是為領導者進行判斷和方案選優(yōu)服務，包括在機關首長領導下，制定建議方案，并加以分析，預測，論證和進行可行性研究等;典型試驗，秘書人員在決策的這一程序中，要協(xié)助領導者選定試驗點，對試驗情況進行反饋，要善于提出修正決策或重新決策的建議;普遍實施，這個階段的各個工作環(huán)節(jié)，都需要有秘書工作者加以協(xié)助，追蹤控制等作用，除上述作用外，還要進行組織協(xié)調，綜合情況，溝通信息的工作，以協(xié)調決定參與者與決策中心的力量，使各方面相互配合，和諧一致高效地工作。

　　對秘書工作有啟示意義有管理原理：人本原理，系統(tǒng)原理，整分合原理，封閉原理，動態(tài)原理，動力原理，效應原理，彈性原理，能級原理。

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