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　　第四節(jié)：會(huì)計(jì)憑證的傳遞與保管

　　【會(huì)計(jì)憑證的傳遞】

　　會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指從會(huì)計(jì)憑證的取得或填制時(shí)起至歸檔保管過(guò)程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。會(huì)計(jì)憑證的傳遞，應(yīng)當(dāng)滿足內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時(shí)盡量節(jié)約傳遞時(shí)間，減少傳遞的工作量。各單位應(yīng)根據(jù)具體情況確定每一種會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序和方法。

　　會(huì)計(jì)憑證的傳遞具體包括傳遞程序和傳遞時(shí)間。各單位應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)特點(diǎn)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員分工和管理要求，具體規(guī)定各種憑證的傳遞程序;根據(jù)有關(guān)部門和經(jīng)辦人員辦理業(yè)務(wù)的情況，確定憑證的傳遞時(shí)間。

　　在制定合理的憑證傳遞程序和時(shí)間時(shí)，通常考慮以下幾點(diǎn)：

　　第一，要根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、業(yè)務(wù)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況以及管理上的要求等，具體規(guī)定各種憑證的聯(lián)數(shù)和傳遞程序，使有關(guān)部門既能按規(guī)定手續(xù)處理業(yè)務(wù)，又能利用憑證資料掌握情況，提供數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)一致。

　　第二，要根據(jù)有關(guān)部門和人員辦理業(yè)務(wù)的必要手續(xù)時(shí)間，確定憑證的傳遞時(shí)間，時(shí)間過(guò)緊，會(huì)影響業(yè)務(wù)手續(xù)的完成，過(guò)松則影響工作效率。

　　第三，要通過(guò)調(diào)查研究和協(xié)商來(lái)制定會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序和傳遞時(shí)間。

　　【會(huì)計(jì)憑證的保管】

　　會(huì)計(jì)憑證的保管是指會(huì)計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。會(huì)計(jì)憑證作為記賬的依據(jù)，是重要的會(huì)計(jì)檔案和經(jīng)濟(jì)資料。本單位以及其他有關(guān)單位，可能因?yàn)楦鞣N需要查閱會(huì)計(jì)憑證，特別是發(fā)生貪污、盜竊、違法亂紀(jì)行為時(shí)，會(huì)計(jì)憑證還是依法處理的有效證據(jù)。因此，任何單位在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)和記賬后，必須將會(huì)計(jì)憑證按規(guī)定的立卷歸檔制度形成會(huì)計(jì)檔案資料，妥善保管，防止丟失，不得任意銷毀，以便日后隨時(shí)查閱。

　　會(huì)計(jì)憑證的保管要求主要有：

　　1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。會(huì)計(jì)部門在依據(jù)會(huì)計(jì)憑證記賬以后，應(yīng)定期(每天、每旬或每月)對(duì)各種會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行分類整理，將各種記賬憑證按照編號(hào)順序，連同所附的原始憑證一起加具封面和封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。

　　從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人(會(huì)計(jì)主管人員)和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無(wú)法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人(會(huì)計(jì)主管人員)和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。

　　2.會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號(hào)數(shù)、年度、月份、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會(huì)計(jì)主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。

　　3.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人(會(huì)計(jì)主管人員)批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。

　　4.原始憑證較多時(shí)，可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號(hào)和種類，同時(shí)在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號(hào)，以便查閱。對(duì)各種重要的原始憑證，如押金收據(jù)、提貨單等，以及各種需要隨時(shí)查閱和退回的單據(jù)，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上分別注明日期和編號(hào)。

　　5.每年裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證，在年度終了時(shí)可暫由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

　　6.嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。

　　【例題1·單選題】會(huì)計(jì)憑證的傳遞，是指( )，在單位內(nèi)部各有關(guān)部門及人員之間的傳遞程序和傳遞時(shí)間。

　　A.會(huì)計(jì)憑證從取得到編制成記賬憑證時(shí)止

　　B.從取得原始憑證到登記賬簿上

　　C.從填制記賬憑證到編制會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)止

　　D.會(huì)計(jì)憑證從編制時(shí)到歸檔時(shí)止

　　【答案】D

　　【例題2·判斷題】會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，加具封面，歸檔保管。( )

　　【答案】√

　　【解析】會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)，是為了防止散失;加具封面是為了便于查閱;歸檔保管是將其作為歷史資料進(jìn)行保管。

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