【會計檔案】

　　(一)會計檔案的種類(單選、多選)

　　1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

　　2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿，其他會計賬簿。

　　3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

　　4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　【注意】各單位的財務預算、計劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

　　【例題·多選題】下列各項中，屬于會計檔案的有(　)。

　　A.購貨發(fā)票

　　B.應收賬款明細賬

　　C.資產(chǎn)負債表

　　D.銀行存款余額調(diào)節(jié)表

　　【答案】ABCD

　　【解析】本題考核會計檔案的范圍和種類。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計檔案包括會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類及其他類。購貨發(fā)票屬于原始憑證，應收賬款明細賬屬于會計賬簿，資產(chǎn)負債表屬于會計報表，而銀行存款余額調(diào)節(jié)表屬于其他類會計檔案。

　　【例題·多選題】下列各項中，不屬于會計檔案的為(　)。

　　A.會計檔案移交清冊

　　B.銀行對賬單

　　C.工商營業(yè)執(zhí)照

　　D.年度工作計劃

　　【答案】CD

　　【解析】工商營業(yè)執(zhí)照屬于營業(yè)證照，年度工作計劃屬于文書檔案，二者均不屬于會計檔案。

　　(二)會計檔案的指導、監(jiān)督、檢查部門

　　各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。

　　(三)會計檔案管理的要求(★多選)

　　1.各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　【注意】不是檔案機構(gòu)編。

　　2.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　3.移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　4.各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。

　　【鏈接】原始憑證的保管：原始憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經(jīng)本單位會計機構(gòu)負責人(會計主管人員)批準，可以復制。

　　5.采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。

　　【例題·單選題】其他單位因特殊原因需要使用會計檔案時，經(jīng)本單位(　)批準，可以復制。

　　A.會計機構(gòu)負責人

　　B.總會計師

　　C.檔案部門負責人

　　D.負責人

　　【答案】D

　　【解析】會計檔案需經(jīng)本單位負責人批準可以復制。

　　(四)會計檔案保管的期限

　　會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。

　　定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年5類。

　　保管期限從會計年度終了后第一天算起。

　　【例題·單選題】會計檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管會計檔案的最長期限是(　)。

　　A.10年

　　B.15年

　　C.25年

　　D.永久保管

　　【答案】C

　　【解析】定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年5類。

　　【例題·判斷題】會計檔案保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年。(　)

　　【答案】×

　　【解析】會計檔案保管期限分為永久和定期，定期保管會計檔案期限分為3年、5年、10年、15年、25年。

　　(五)會計檔案的銷毀(★★)

　　會計檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照規(guī)定程序予以銷毀。

　　1.編制會計檔案銷毀清冊

　　單位負責人對所要銷毀的會計檔案進行復核后在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　2.專人負責監(jiān)銷

　　(1)銷毀會計檔案時，應當由單位的檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派人監(jiān)銷;

　　(2)國家機關(guān)銷毀會計檔案時，還應當有同級財政、審計部門派人監(jiān)銷;

　　(3)各級財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派人監(jiān)銷。

　　【注意】銷毀后，監(jiān)銷人應當在會計檔案銷毀清冊上簽章，并將監(jiān)銷情況向本單位負責人報告。

　　3.不得銷毀的會計檔案(多)

　　(1)對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，而應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完畢時為止。

　　(2)正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。

　　【例題·多選題】某企業(yè)擬銷毀一批保管期滿的會計檔案，其中包括兩張未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證，主管會計工作的副廠長在會計檔案銷毀清冊上簽署銷毀意見后，由該企業(yè)的檔案管理部門負責對該批會計檔案進行銷毀，銷毀后遂向單位負責人報告。請問下列各項中，屬于該企業(yè)在檔案銷毀過程中錯誤做法的有(　)。

　　A.銷毀了會計檔案中未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證

　　B.銷毀會計檔案由副廠長在銷毀清冊上簽署意見

　　C.會計檔案的銷毀由檔案管理部門負責

　　D.會計檔案銷毀后向單位負責人報告

　　【答案】ABC

　　【解析】根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證不得銷毀，應抽出單獨裝訂，待未了事項結(jié)清后才能銷毀。銷毀會計檔案應當由單位負責人簽署意見，副廠長不是單位負責人，因此無權(quán)簽署意見。對于一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)雙方共同派員監(jiān)銷，而不是僅僅由檔案管理機構(gòu)一方進行銷毀;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并及時將監(jiān)銷情況向本單位負責人報告。

　　【例題·多選題】下列關(guān)于會計檔案的表述中，符合《會計檔案管理辦法》規(guī)定的有(　)。

　　A.單位會計檔案經(jīng)本單位會計機構(gòu)負責人批準后可以對外提供查詢

　　B.單位會計檔案銷毀后單位負責人應在會計檔案銷毀清冊上簽署意見

　　C.保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務的原始憑證，不得銷毀

　　D.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀

　　【答案】CD

　　【解析】單位會計檔案經(jīng)本單位負責人批準后可以對外提供查詢;單位會計檔案銷毀前單位負責人應在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

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