五、會計檔案的管理

　　(一)會計檔案的種類

　　1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

　　2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿，其他會計賬簿。

　　3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

　　4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　【注意】各單位的財務(wù)預(yù)算、計劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

　　【例題·多選題】下列各項中，屬于會計檔案的有( )。

　　A.購貨發(fā)票

　　B.應(yīng)收賬款明細賬

　　C.資產(chǎn)負債表

　　D.銀行存款余額調(diào)節(jié)表

　　【答案】ABCD

　　【解析】本題考核會計檔案的范圍和種類。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計檔案包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類及其他類。購貨發(fā)票屬于原始憑證，應(yīng)收賬款明細賬屬于會計賬簿，資產(chǎn)負債表屬于會計報表，而銀行存款余額調(diào)節(jié)表屬于其他類會計檔案。

　　【例題·多選題】下列各項中，不屬于會計檔案的為( )。

　　A.會計檔案移交清冊

　　B.銀行對賬單

　　C.工商營業(yè)執(zhí)照

　　D.年度工作計劃

　　【答案】CD

　　【解析】工商營業(yè)執(zhí)照屬于營業(yè)證照，年度工作計劃屬于文書檔案，二者均不屬于會計檔案。

　　(二)會計檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查部門

　　各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　(三)會計檔案管理的要求

　　1.各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　【注意】不是檔案機構(gòu)編。

　　2.當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　3.移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　4.各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　5.各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。

　　6.采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。

　　(四)會計檔案保管的期限

　　會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。

　　定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年5類。

　　保管期限從會計年度終了后第一天算起。

　　各類會計檔案保管的期限★★

　　永久：年度財務(wù)會計報告(決算)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊

　　25年：現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬

　　5年：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、固定資產(chǎn)卡片賬在固定資產(chǎn)報廢清理后還需要保管5年

　　3年：月度、季度財務(wù)會計報告

　　15年：其他

　　【例題·單選題】會計檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管會計檔案的最長期限是( )。

　　A.10年

　　B.15年

　　C.25年

　　D.永久保管

　　【答案】C

　　【解析】定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年5類。

　　【例題·判斷題】會計檔案保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年。( )

　　【答案】×

　　【解析】會計檔案保管期限分為永久和定期，定期保管會計檔案期限分為3年、5年、10年、15年、25年。

　　【例題·多選題】下列會計檔案的保管期限表述正確的為( )。

　　A.財務(wù)會計報告應(yīng)永久保管

　　B.固定資產(chǎn)卡片賬保管5年

　　C.固定資產(chǎn)購買發(fā)票保管15年

　　D.特種日記賬保管25年

　　【答案】CD

　　【解析】A選項應(yīng)為年度財務(wù)會計報告。B選項應(yīng)為固定資產(chǎn)卡片賬在固定資產(chǎn)報廢清理后還需要保管5年。

　　(五)會計檔案銷毀的規(guī)定

　　會計檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照規(guī)定程序予以銷毀。

　　1.編制會計檔案銷毀清冊

　　單位負責(zé)人對所要銷毀的會計檔案進行復(fù)核后在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　2.專人負責(zé)監(jiān)銷

　　一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)雙方共同派員監(jiān)銷;

　　國家機關(guān)還應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷;

　　財政部門還應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

　　【注意】銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽章，并將監(jiān)銷情況向本單位負責(zé)人報告。

　　3.不得銷毀的會計檔案

　　(1)對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，而應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完畢時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊上列明。

　　(2)正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。

　　【例題·多選題】某企業(yè)擬銷毀一批保管期滿的會計檔案，其中包括兩張未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，主管會計工作的副廠長在會計檔案銷毀清冊上簽署銷毀意見后，由該企業(yè)的檔案管理部門負責(zé)對該批會計檔案進行銷毀，銷毀后遂向單位負責(zé)人報告。請問下列各項中，屬于該企業(yè)在檔案銷毀過程中錯誤做法的是( )。

　　A.銷毀了會計檔案中未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證

　　B.銷毀會計檔案由副廠長在銷毀清冊上簽署意見

　　C.會計檔案的銷毀由檔案管理部門負責(zé)

　　D.會計檔案銷毀后向單位負責(zé)人報告

　　【答案】ABC

　　【解析】根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不得銷毀，應(yīng)抽出單獨裝訂，待未了事項結(jié)清后才能銷毀。銷毀會計檔案應(yīng)當(dāng)由單位負責(zé)人簽署意見，副廠長不是單位負責(zé)人，因此無權(quán)簽署意見。對于一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)雙方共同派員監(jiān)銷，而不是僅僅由檔案管理機構(gòu)一方進行銷毀;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并及時將監(jiān)銷情況向本單位負責(zé)人報告。

　　【例題·多選題】下列關(guān)于會計檔案的表述中，符合《會計檔案管理辦法》規(guī)定的有( )。

　　A.單位會計檔案經(jīng)本單位會計機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)后可以對外提供查詢

　　B.單位會計檔案銷毀后單位負責(zé)人應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見

　　C.保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀

　　D.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀

　　【答案】CD

　　【解析】單位會計檔案經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)后可以對外提供查詢;單位會計檔案銷毀前單位負責(zé)人應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

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