第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案保管

　　【思考題】

　　1.會(huì)計(jì)檔案的歸檔有哪些要求?

　　2.哪些會(huì)計(jì)檔案需要永久保管?需要定期保存的會(huì)計(jì)檔案的保管期限是如何規(guī)定的?

　　3.對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制都有哪些規(guī)定?

　　4.對(duì)于保管期滿需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案有哪些程序和要求?

　　一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔

　　根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，各單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年。期滿之后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

　　移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，一般不得拆封。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限

　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限是指會(huì)計(jì)檔案應(yīng)予保管的時(shí)間，分為永久和定期兩類。各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照表9-1和表9-2所列期限執(zhí)行，表中會(huì)計(jì)保管期限為最低保管期限。

　　單位和其他組織會(huì)計(jì)檔案中，年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)為永久保管會(huì)計(jì)檔案，其他為定期保管會(huì)計(jì)檔案。定期保管會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。其中，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期為3年;固定資產(chǎn)卡片、銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單為5年;各種會(huì)計(jì)憑證、總賬、明細(xì)賬、輔助賬簿和會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)為15年;現(xiàn)金和銀行存款日記賬為25年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　三、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制

　　各單位應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制登記制度。會(huì)計(jì)檔案只為本單位使用，各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封，嚴(yán)禁抽換會(huì)計(jì)檔案。嚴(yán)格查閱、復(fù)制和收回手續(xù)，保證會(huì)計(jì)檔案的安全完整。

　　四、會(huì)計(jì)檔案的銷毀

　　單位會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照以下程序銷毀：

　　(一)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同鑒定，嚴(yán)格審查，提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

　　(二)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

　　(三)單位銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門和審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

　　(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，監(jiān)銷人和經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。

　　需要注意的是，對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，仍由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出另行立卷的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

　　正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。

　　【舉例9-3】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，除現(xiàn)金和銀行存款日記賬外的各種明細(xì)賬、日記賬的保管期限為( )。

　　A.5年

　　B.10年

　　C.15年

　　D.25年

　　【答案】C

　　【舉例9-4】單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管( )年。期滿之后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。

　　A.10

　　B.20

　　C.1

　　D.15

　　【答案】C

　　【舉例9-5】企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案需要永久保管的有( )。

　　A.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

　　B.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)

　　C.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

　　D.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

　　【答案】ACD

　　【舉例9-6】單位銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由單位( )共同派員監(jiān)銷。

　　A.審計(jì)部門

　　B.司法部門

　　C.檔案機(jī)構(gòu)

　　D.會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)

　　【答案】CD

　　五、會(huì)計(jì)檔案的交接

　　(一)單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。

　　(二)單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

　　(三)單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后，由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

　　(四)單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)，所涉及的原始憑證應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　(五)單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　(六)單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

　　(七)建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　(八)單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

　　(九)個(gè)人交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。

　　(十)我國(guó)境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境。

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