四、會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序

　　1.編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊

　　會(huì)計(jì)檔案保管期限需要銷毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出意見，會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同進(jìn)行審批和鑒定，并編制銷毀清冊。

　　銷售清冊一般包括：會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)，應(yīng)保管期限以，已保管期限，銷毀日期等。

　　單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　【例題•判斷題】會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊由會(huì)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)獨(dú)自編制并要求會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和總會(huì)計(jì)師必須在會(huì)計(jì)檔案銷毀上簽署意見。( )。

　　[答案]×

　　2.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷

　　銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

　　監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

　　【例題•判斷題】國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由上一級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由上一級(jí)財(cái)政部門派員參加監(jiān)銷。( )。

　　[答案]×

　　[解析]國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

　　3.不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案

　　保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

　　單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。

　　正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。

　　【例題•判斷題】單位在銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，將應(yīng)收其他單位的貨款20萬元和將于下年初竣工并交付使用的建筑物的在建工程檔案也一并銷毀，銷毀時(shí)已報(bào)單位負(fù)責(zé)人審批同意( )。

　　[答案]×

　　【例題•分析題】某企業(yè)擬銷毀一批保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，其中包括兩張未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，主管會(huì)計(jì)工作的副廠長在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署銷毀意見后，由該企業(yè)的檔案管理部門負(fù)責(zé)對該批會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀。請分析說明該企業(yè)在檔案銷毀過程中存在的問題。

　　[解析](1)銷毀的會(huì)計(jì)檔案中有未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不符合規(guī)定。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，未結(jié)清的債權(quán)原始憑證不得銷毀，應(yīng)抽出單獨(dú)裝訂，待未了事項(xiàng)結(jié)清后才能銷毀。

　　(2)銷毀會(huì)計(jì)檔案由副廠長在銷毀清冊上簽署意見不符合規(guī)定。根據(jù)規(guī)定，銷毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由單位負(fù)責(zé)人簽署意見，副廠長不是單位負(fù)責(zé)人，因此無權(quán)簽署意見。

　　(3)會(huì)計(jì)檔案的銷毀不符合規(guī)定。根據(jù)規(guī)定，對于一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)雙方共同派員監(jiān)銷，而不是僅僅由檔案管理機(jī)構(gòu)一方進(jìn)行銷毀。

　　【例題•單選題】國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由( )財(cái)政、審計(jì)部門派人監(jiān)銷。

　　A.上級(jí)

　　B.省級(jí)

　　C.同級(jí)

　　D.下級(jí)

　　[答案]C

　　【例題•多選題】下列各項(xiàng)中，屬于會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序的是( )。

　　A.編造會(huì)計(jì)檔案的銷毀清冊

　　B.單位負(fù)責(zé)人簽署意見

　　C.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷

　　D.報(bào)告監(jiān)銷情況

　　[答案]ABCD

　　【例題•判斷題】對所有保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，各單位都可以自行決定銷毀。( )

　　[答案]錯(cuò)

　　五、會(huì)計(jì)檔案管理的其他規(guī)定

　　1.采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲(chǔ)介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。

　　2.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　3.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。