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第二節(jié)　日常賬務處理操作

　　在總賬系統(tǒng)中，當初始設置完成后，便能夠進行日常及期末業(yè)務處理。日常業(yè)務處理的任務主要包括填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細賬和總分類賬等。期末業(yè)務處理主要包括期末自動轉(zhuǎn)賬、期末結(jié)賬等內(nèi)容。

　　一、重新注冊企業(yè)門戶

　　●例8-14

　　以會計王娟的身份重新注冊企業(yè)門戶。

　　用戶名“102”;密碼為空;賬套“900電算化考試練習賬套”;會計年度“2011”;日期“2011-01-31”。

　　[答疑編號3572080301]

　　▼操作演示

　　參見“操作演示\8-14.htm”。

　　二、填制憑證

　　□內(nèi)容講解：

　　在實際工作中，用戶可直接在計算機上根據(jù)審核無誤準予報銷的原始憑證填制記賬憑證，也可以先由人工制單而后集中輸入。一般來說業(yè)務量不多或基礎較好或使用網(wǎng)絡版的用戶可采用前者，而在第一年使用或人機并行階段，則比較適合采用后一種處理方式。

　　通常，一張憑證中可填寫的行數(shù)是沒有限制的，可以是簡單分錄，也可以是復合分錄，但每一張憑證應該只記錄一筆經(jīng)濟業(yè)務，不可把記錄不同經(jīng)濟業(yè)務的分錄填入一張憑證。

　　憑證填制的內(nèi)容包括憑證頭和憑證體兩部分。

　　(1) 憑證頭：反映憑證類別、憑證編號、附單據(jù)數(shù)和制單日期內(nèi)容。

　　憑證類別：輸入憑證類別字。憑證類別是在初始化時設置的。如果沒有設置憑證類別，則此處為空。此后，系統(tǒng)將自動生成憑證編號。

　　憑證編號：在憑證編號方式為“系統(tǒng)自動編號”模式下，由系統(tǒng)分類按月自動編制，即每類憑證每月都從0001號開始。在憑證編號方式為“手工編號”模式下，則可以手工錄入憑證編號。

　　制單日期：系統(tǒng)自動取進入賬務處理資系統(tǒng)前輸入的業(yè)務日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對，可進行修改或參照輸入。

　　附單據(jù)數(shù)：本張記賬憑證應附的原始憑證的張數(shù)。

　　(2)憑證體：輸入本張憑證的分錄信息。包括摘要、科目、借貸方向、發(fā)生金額等內(nèi)容。

　　摘要：輸入本筆分錄的業(yè)務說明，摘要要求簡潔明了。

　　科目：科目必須輸入末級科目�？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼，也可以參照輸入。如果輸入的科目名稱有重名現(xiàn)象時，系統(tǒng)會自動提示重名科目供選擇。

　　輔助信息：對于要進行輔助核算的科目，系統(tǒng)提示輸入相應的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算。

　　如果該科目要進行數(shù)量核算，則屏幕提示用戶輸入“數(shù)量”、“單價”。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量×單價自動計算出金額。

　　若科目為銀行科目，那么，還應輸入“結(jié)算方式”、“票號”及“發(fā)生日期”。輸入這些數(shù)據(jù)的目的主要是便于進行銀行對賬，同時也可以方便對支票的管理。

　　金額：即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負數(shù)形式輸入。

　　●例8-15

　　填制如下憑證。

　　1月10日，管理部招待客戶，消費3000元，以轉(zhuǎn)賬支票支付，票號ZP101。

　　摘要：招待客戶

　　付款憑證：

　　借：管理費用-招待費 3000

　　貸：銀行存款-工行存款 3000

　　▼操作演示

　　參見“操作演示\8-15.htm”。

　　◆注意事項

　　· 憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。

　　· 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應的會計科目在明細賬、日記賬中出現(xiàn)。

　　· 科目編碼必須是末級的科目編碼。既可以手工直接輸入，也可利用右邊的放大鏡按鈕選擇輸入。

　　· 金額不能為“零”; 紅字以“-”號表示。

　　· 可按“=”鍵取當前憑證借貸方金額的差額到當前光標位置。

　　三、修改憑證

　　□內(nèi)容講解：

　　雖然在憑證錄入環(huán)節(jié)系統(tǒng)提供了多種確保憑證輸入正確的控制措施，但仍然避免不了發(fā)生錯誤。為此，系統(tǒng)提供了憑證修改功能，但僅限于對已輸入未審核狀態(tài)的憑證。

　　修改憑證時需要在填制憑證狀態(tài)下找到需要修改的憑證，直接修改即可。可修改的內(nèi)容包括摘要、科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等，憑證類別不能修改。

　　未經(jīng)審核的錯誤憑證可直接修改;已審核的憑證應先取消審核后，再修改。

　　●例8-16

　　修改記賬憑證。

　　將上張憑證中“管理費用-招待費”科目的輔助核算部門改為“采購部”，借貸方金額修改為4000。

　　▼操作演示

　　參見“操作演示\8-16.htm”。

　　四、查詢憑證

　　□內(nèi)容講解：

　　總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時也提供了強大的信息查詢功能。具體體現(xiàn)在：

　　(1)豐富靈活的查詢條件

　　既可設置憑證類別、制單日期等一般查詢條件，也可設置摘要、科目、等輔助查詢條件。各查詢條件也可組合設置。

　　(2)聯(lián)查明細賬、輔助明細及原始單據(jù)

　　當光標位于憑證某分錄科目時，選擇“聯(lián)查明細賬”命令，系統(tǒng)將顯示該科目的明細賬。如該科目有輔助核算，選擇“查看輔助明細”命令，系統(tǒng)將顯示該科目的輔助明細賬。若當前憑證是由外幣系統(tǒng)制單生成，選擇“聯(lián)查原始單據(jù)”命令，系統(tǒng)將顯示生成這張憑證的原始單據(jù)。

　　●例8-17

　　查詢記賬憑證。

　　查詢2011年1月“收0001號”記賬憑證并顯示。

　　▼操作演示

　　參見“操作演示\8-17.htm”。

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