五、會計檔案

　　1.《會計檔案管理辦法》：財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布。

　　2.《會計法》規(guī)定，各單位對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。(單選、多選)

　　(一)會計檔案的范圍和種類

　　1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證;

　　2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿;

　　3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括報表附件、附注及文字說明，其他財務(wù)報告;

　　4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保持的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　【注意】各單位的財務(wù)預(yù)算、計劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

　　【例題·多選題】會計檔案一般分為(　)。

　　A.會計憑證類

　　B.會計賬簿類

　　C.財務(wù)會計報告類

　　D.其他會計資料類

　　『正確答案』ABCD

　　【例題·多選題】下列各項中，屬于會計檔案的有(　)。

　　A.會計憑證

　　B.總賬

　　C.日記賬

　　D.會計報表

　　『正確答案』ABCD

　　【例題·單選題】下列各項中，不屬于會計檔案的是(　)。

　　A.會計憑證

　　B.會計賬簿

　　C.財務(wù)會計報告

　　D.單位營業(yè)執(zhí)照

　　『正確答案』D

　　『答案解析』單位營業(yè)執(zhí)照不屬于會計檔案。

　　【例題·單選題】下列各項中，不屬于會計檔案的是(　)。

　　A.會計檔案移交清冊

　　B.會計檔案保管清冊

　　C.財務(wù)會計報告

　　D.年度工作計劃

　　『正確答案』D

　　『答案解析』年度工作計劃不屬于會計檔案。

　　(二)會計檔案的歸檔和移交

　　1.歸檔

　　(1)各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)由單位會計部門按照歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂。

　　【注意】不是檔案機(jī)構(gòu)。

　　(2)當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計部門編制移交清冊。

　　2.移交

　　(1)會計機(jī)構(gòu)在向單位檔案部門移交會計檔案時要編制移交清冊。

　　(2)檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，不得隨意拆封。個別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會同會計部門和原經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　(3)會計檔案原件原則上不得借出。遇有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在不拆散原卷冊的前提下，可以提供查閱或者復(fù)制件，但必須辦理登記手續(xù)。

　　【鏈接1】《會計基礎(chǔ)》P100：作為會計檔案，會計憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以復(fù)制。

　　【鏈接2】《會計基礎(chǔ)》P191：會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準(zhǔn)。

　　【例題·單選題】會計檔案不得外借，如有特殊原因需要復(fù)制，要經(jīng)(　)批準(zhǔn)，同時辦理登記手續(xù)。

　　A.會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人

　　B.總會計師

　　C.單位負(fù)責(zé)人

　　D.會計檔案保管人員

　　『正確答案』C

　　【例題·多選題】其他單位因特殊原因需要使用本單位的原始憑證，正確的做法是(　)。

　　A.不得外借

　　B.將外借的會計憑證拆封抽出

　　C.經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制

　　D.將向外單位提供的憑證復(fù)印件在專設(shè)的登記簿上登記

　　『正確答案』ACD

　　(三)會計檔案的保管期限

　　會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。

　　定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年5類。

　　保管期限從會計年度終了后第一天算起。(單選;判斷)

　　【例題·單選題】以下不屬于會計檔案保管期限的是(　)。

　　A.20年

　　B.15年

　　C.10年

　　D.3年

　　『正確答案』A

　　『答案解析』定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年5類。

　　【例題·單選題】會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管會計檔案的最長期限是(　)。

　　A.10年

　　B.15年

　　C.25年

　　D.永久保管

　　『正確答案』C

　　『答案解析』會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管會計檔案的最長期限是25年。

　　【例題·判斷題】會計檔案保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年。

　　『正確答案』×

　　『答案解析』會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年5類。

　　(四)會計檔案的銷毀(★★單選、多選、判斷、綜合)

　　《會計檔案管理辦法》規(guī)定，會計檔案保管期滿需要銷毀的，除特殊規(guī)定外，可以按照程序予以銷毀。

　　1.編造會計檔案銷毀清冊。

　　(1)由單位檔案管理部門會同會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的情況，報本單位負(fù)責(zé)人。

　　(2)單位負(fù)責(zé)人復(fù)核后在會計檔案銷毀清冊上簽署銷毀意見。

　　2.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

　　(1)會計檔案銷毀前，需要有指定的監(jiān)銷人按照會計檔案銷毀清冊所列的內(nèi)容對所要銷毀的會計檔案進(jìn)行清點核對。——檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派人監(jiān)銷

　　(2)會計檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并及時將監(jiān)銷情況向本單位負(fù)責(zé)人報告。

　　3.不得銷毀的會計檔案。

　　(1)對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(如超過會計檔案保管期限但尚未報廢的固定資產(chǎn)購買憑證等)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨保管到未了事項完結(jié)后方可按規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀;

　　(2)正在建設(shè)期間的建設(shè)單位會計檔案，無論其是否保管期滿，都不得銷毀，必須妥善保管，等到項目辦理竣工決算后按規(guī)定的交接手續(xù)移交給項目的接受單位進(jìn)行妥善保管。

　　【例題·判斷題】保管期滿的會計檔案，可以隨意銷毀。(　)

　　『正確答案』×

　　『答案解析』保管期滿的會計檔案，不可以隨意銷毀。

　　【例題·多選題】下列關(guān)于會計檔案的表述中，符合《會計檔案管理辦法》規(guī)定的有(　)。

　　A.單位會計檔案經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以對外提供復(fù)制

　　B.單位會計檔案銷毀須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)

　　C.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位的檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派人監(jiān)銷

　　D.檔案銷毀后監(jiān)銷人及單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽章

　　『正確答案』BC

　　(四)實行會計電算化單位會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定

　　1.有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進(jìn)行管理。

　　2.采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

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