三、會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制

　　會計(jì)檔案只為本單位使用，各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。外部查閱或復(fù)制會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或復(fù)制手續(xù);本單位內(nèi)部人員查閱或復(fù)制會計(jì)檔案時(shí)，也應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能辦理有關(guān)手續(xù)。查閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案查閱、復(fù)制登記簿，查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、數(shù)量和借閱及歸還日期等情況都必須填寫清楚。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度、嚴(yán)格查閱、復(fù)制和收回手續(xù)，保證會計(jì)檔案的安全完整。

　　四、會計(jì)檔案的銷毀

　　(一)會計(jì)檔案的銷毀程序和辦法

　　單位會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照以下程序和辦法進(jìn)行：

　　1.本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)共同鑒定，嚴(yán)格審查，提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

　　2.單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　3.單位銷毀會計(jì)檔案時(shí)，單位檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)共同派員監(jiān)銷;國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門和審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷;財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

　　4.監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;會計(jì)檔案銷毀后，監(jiān)銷人和經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人，另一份歸入檔案備查。

　　(二)保管期滿不得銷毀的會計(jì)檔案

　　對于保管期滿但未結(jié)清的債券債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，由檔案部分保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

　　正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案也不得銷毀。

　　會計(jì)檔案的銷毀是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，各單位必須嚴(yán)格按照《會計(jì)法》和《會計(jì)檔案管理辦法的管理》的規(guī)定進(jìn)行。故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的行為，以及授意、指使、強(qiáng)令會計(jì)機(jī)構(gòu)、會計(jì)人員及其他人員故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的行為，都是違法行為，如果構(gòu)成犯罪的，要依法追究刑事責(zé)任;尚不構(gòu)成犯罪的，也要承擔(dān)行政責(zé)任，違法單位和責(zé)任人員會受到相應(yīng)的行政出發(fā)和行政處分。

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