四、記賬憑證的填制要求

　　各種記賬憑證必須按規(guī)定及時、準確、完整地填制。基本要素填寫要求如下：

　　1.日期的填寫。現(xiàn)金收付記賬憑證的日期以辦理收付現(xiàn)金的日期填寫;銀行付款業(yè)務的記賬憑證，一般以財會部門開出付款單據(jù)的日期或承付的日期填寫;銀行收款業(yè)務的記賬憑證，一般按銀行進賬單或銀行受理回執(zhí)的戳記日期填寫;月末結轉的業(yè)務，按當月最后一天的日期填制。

　　2.摘要的填寫。記賬憑證的摘要欄既是對經(jīng)濟業(yè)務的簡要說明，又是登記賬簿的需要。要真實準確，簡明扼要，書寫整潔。

　　3.會計科目的填寫。會計科目應填寫會計科目的全稱或會計科目的名稱和編號，不得簡寫或只填會計科目的編號而不填名稱。需填明細科目的，應在“明細科目”欄填寫明細科目的名稱。

　　4.金額的填寫。記賬憑證的金額必須與原始憑證的金額相符。在記賬憑證的“合計”行填列合計金額;阿拉伯數(shù)字的填寫要規(guī)范;在合計數(shù)字前應填寫貨幣符號，不是合計數(shù)字前不應填寫貨幣符號。一筆經(jīng)濟業(yè)務因涉及會計科目較多，需填寫多張記賬憑證的，只在最末一張記賬憑證的“合計”行填寫合計金額。

　　5.記賬憑證附件張數(shù)的計算。填制記賬憑證，可以根據(jù)每份原始憑證單獨填制，也可根據(jù)同類經(jīng)濟業(yè)務的多份原始憑證匯總填制，還可根據(jù)匯總的原始憑證來填制。為了簡化記賬憑證的填制手續(xù)，對于轉賬業(yè)務，可以用自制的原始憑證或匯總原始憑證來代替記賬憑證。應當指出的是，不同類型業(yè)務的原始憑證，不能混同編制一份記賬憑證。除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證之外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。附件張數(shù)的計算方法有兩種：一種是按構成記賬憑證金額的原始憑證計算張數(shù)，如轉賬業(yè)務原始憑證的張數(shù)計算。二是以所附原始憑證的自然張數(shù)為準，即凡與經(jīng)濟業(yè)務內容相關的每一張憑證，都作為記賬憑證的附件。凡屬收付款業(yè)務的，原始憑證張數(shù)計算均以自然張數(shù)為準。但對差旅費、市內交通費、醫(yī)療費等報銷單，可貼在一張紙上，作為一張原始憑證附件。

　　附件張數(shù)應用阿拉伯數(shù)字填寫。對簡單的攤提轉賬業(yè)務，可以在摘要欄注明計算依據(jù)，而不經(jīng)過分攤或計算的屬于純結轉性業(yè)務的記賬憑證可不附原始憑證。

　　當一張或幾張原始憑證涉及幾張記賬憑證時，可將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，在摘要欄說明“本憑證附件包括××號記賬憑證業(yè)務”的字樣，在其他記賬憑證上注明“原始憑證在××號記賬憑證后面”的字樣。記賬憑證上應注明所附的原始憑證張數(shù)，以便查核。如果根據(jù)同一原始憑證填制數(shù)張記賬憑證，則應在未附原始憑證的記賬憑證上注明“附件××張，見第×號記賬憑證”。如果原始憑證需要另行保管，則應在附件欄目內加以注明，但更正錯賬和結賬的記賬憑證可以不附原始憑證。

　　如果一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負擔的，應根據(jù)其他單位負擔的部分開給對方原始憑證分割單進行結算，并將該原始憑證及分割單副本附在記賬憑證后面。

　　6.會計分錄的填制。填制會計分錄時，應按照會計制度統(tǒng)一規(guī)定的會計科目，根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務的性質編制會計分錄，保證核算的口徑一致，便于綜合匯總。應用借貸記賬法編制會計分錄，便于從賬戶對應關系中反映經(jīng)濟業(yè)務的情況。

　　在記賬憑證中，除填明應借、應貸的會計科目及金額的記賬內容外，還應填明一級科目或總賬科目所屬的明細科目。不同類型的經(jīng)濟業(yè)務不得填制在一張記賬憑證中，也不得對同類經(jīng)濟業(yè)務采取大匯總的辦法填制記賬憑證。轉賬憑證和通用記賬憑證應按先“借”后“貸”的順序填列，不得填制“有借無貸”或“有貸無借”的會計分錄。

　　7.記賬憑證的編號。會計人員應及時對記賬憑證予以編號。記賬憑證無論是全部作為一類編號，還是按收、付、轉編號，均按月從“1”開始順序編號，不得跳號、重號。業(yè)務量大的單位，可使用“記賬憑證編號銷號單”，在裝訂憑證時應將銷號單放在記賬憑證匯總表之后，使記賬憑證的編號、張數(shù)一目了然，以便查考。在使用通用憑證時，可按經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的順序編號。采用收款憑證、付款憑證和轉賬憑證的，可采用“字號編號法”，即按憑證類別順序編號，如收字第×號、付字第×號、轉字第×號等;也可采用“雙重編號法”，即按總字順序編號與按類別順序編號相結合，如某收款憑證為“總字第××號，收字第×號”。如一筆經(jīng)濟業(yè)務，需要編制多張記賬憑證時，應按順序采用“帶分數(shù)編號法”，兩張憑證之間不要填寫“過次頁、承上頁”。

　　歸納起來，編號方法主要有三種：①統(tǒng)一編號，即不分收款、付款、轉賬業(yè)務，把全部記賬憑證作為一類進行統(tǒng)一編號。②分三類編號，即區(qū)別現(xiàn)金和銀行存款收入、現(xiàn)金和銀行存款付出、轉賬業(yè)務，分別按“收字第×號”、“付字第×號”、“轉字第×號”三類進行編號。③分五類編號。即區(qū)別現(xiàn)金收入、銀行存款收入、現(xiàn)金付出、銀行存款付出、轉賬業(yè)務，分別用“現(xiàn)收字第×號”、“銀收字第×號”、“現(xiàn)付字第×號”、“銀付字第×號”、“轉字第×號”進行編號。

　　記賬憑證的編號，可以在填寫憑證的當日填寫，也可以在月末記賬時填寫。

　　8.簽名或蓋章。記賬憑證上規(guī)定有關人員的簽名或蓋章，應全部簽章齊全，以明確經(jīng)濟責任。財會人員較少的單位，在收、付記賬憑證上，至少應有兩人(會計和出納)簽章。一張記賬憑證涉及幾個會計記賬的，凡記賬的會計均應在“記賬”簽章處簽章。會計主管對未審閱過的記賬憑證，可以不簽章，但仍應對其合法性、準確性負責，收、付款記賬憑證還應由出納人員簽章。

　　9.對空行的要求。記賬憑證不準跳行或留有余行。填制完畢的記賬憑證如有空行的，應在金額欄劃一斜線或“S”形線注銷。劃線應從金額欄最后一筆金額數(shù)字下面的空行劃到合計數(shù)行的上面一行，并注意斜線或“S”形線兩端都不能劃到有金額數(shù)字的行次上。

　　10.在采用收款憑證，付款憑證和轉賬憑證等復式憑證的情況下，凡涉及現(xiàn)金和銀行存款的收款業(yè)務，填制收款憑證;凡涉及現(xiàn)金和銀行存款的付款業(yè)務，填制付款憑證;涉及轉賬業(yè)務，填制轉賬憑證。但是涉及現(xiàn)金和銀行存款之間的劃轉業(yè)務，按規(guī)定只填制付款憑證，以免重復記賬。在同一項經(jīng)濟業(yè)務中，如果既有現(xiàn)金或銀行存款的收付業(yè)務，又有轉賬業(yè)務時，應相應地填制收、付款憑證。例如，李強出差回來，報銷差旅費500元，走前已預借800元，剩余款項交回現(xiàn)金。對于這項經(jīng)濟業(yè)務應根據(jù)收款收據(jù)的記賬聯(lián)填制現(xiàn)金收款憑證同時根據(jù)差旅費報銷憑單填制轉賬憑證。

　　11.填制記賬憑證可用藍黑墨水或碳素墨水。金額按規(guī)定需用紅字表示的，數(shù)字可用紅色墨水，但不得以“負數(shù)”表示。下列兩種情況下，金額可用紅色墨水填寫(即紅字記賬憑證)：①記賬后發(fā)現(xiàn)記賬憑證有錯誤，需采用紅字更正的;②會計核算制度規(guī)定采用紅字填制記賬憑證的特定會計業(yè)務。

　　12.記賬憑證填寫完畢，應進行復核與檢查，并按所使用的記賬方法進行試算平衡，有關人員均要簽名蓋章。出納人員根據(jù)收款憑證收款或根據(jù)付款憑證付款時，要在憑證上加蓋“收訖”或“付訖”的戳記，以免重收重付，防止差錯。

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