(三)會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求

　　(1)應(yīng)當(dāng)具有對機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢的功能。

　　(2)應(yīng)當(dāng)依照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定的內(nèi)容和格局打印輸出機(jī)內(nèi)原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬、會計報表。

　　(3)總分類賬可以用總分類賬戶本期產(chǎn)生額、余額對比表替換。

　　(4)在保證會計賬簿清楚的條件下，計算機(jī)打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以恰當(dāng)減少。

　　(5)對于業(yè)務(wù)量較少的賬戶，會計軟件可以提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能。

　　(四)會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求

　　(1)應(yīng)該具有依據(jù)審核通過的機(jī)內(nèi)記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功效。

　　(2)應(yīng)當(dāng)具有自動進(jìn)行銀行對賬并自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表的功能。

　　(3)應(yīng)當(dāng)具有機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會計期間進(jìn)行結(jié)賬的功能。

　　(4)結(jié)賬前，應(yīng)當(dāng)自動檢查本期輸入的會計憑證是否全體登記入賬，全體登記入賬后才干結(jié)賬。

　　(5)結(jié)賬后，不許可再輸入上一會計期間的會計憑證。

　　(6)應(yīng)當(dāng)具有自動編制符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的會計報表功能。對于根據(jù)機(jī)內(nèi)會計賬簿生成的會計報表數(shù)據(jù)，會計軟件不能供給直接修改功能。

　　(7)應(yīng)該具有確保會計數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除功效。

　　三、會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求

　　會計電算化崗位是指直接收理、操作、維護(hù)計算機(jī)及會計核算軟件的工作崗位，一般可分為以下基本崗位：

　　(1)電算主管。負(fù)責(zé)計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作。

　　(2)軟件操作。負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表和進(jìn)行部分會計數(shù)據(jù)處理工作。

　　(3)審核記賬。負(fù)責(zé)對輸入計算機(jī)的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進(jìn)行審核，操作會計軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進(jìn)行確認(rèn)。

　　(4)電算維護(hù)。負(fù)責(zé)保證計算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)。

　　(5)電算審查。負(fù)責(zé)監(jiān)視計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行舞弊。此崗位可由會計稽核職員兼任。

　　(6)數(shù)據(jù)剖析。負(fù)責(zé)對計算機(jī)內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。此崗位可由主管會計兼任。

　　上述電算化會計崗位中，軟件操作崗位與審核記賬、電算保護(hù)、電算審查崗位為不相容崗位。

　　會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時完成，平時根據(jù)人員的變動可進(jìn)行相應(yīng)調(diào)劑。電算主管負(fù)責(zé)定義各操作人員的權(quán)限。具體操作人員只有修改自己口令的權(quán)限，無權(quán)更改自己和他人的操作權(quán)限。

　　四、計算機(jī)替換手工記賬的基本要求

　　(1)配有實(shí)用的會計軟件，并且計算機(jī)與手工進(jìn)行會計核算雙軌運(yùn)行3個月以上，計算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，且軟件運(yùn)行安全可靠。

　　(2)配有專用的或主要用于會計核算工作的計算機(jī)或計算機(jī)終端。

　　(3)配有與會計電算化工作需要相適應(yīng)的專職人員，其中上機(jī)操作人員已具備會計電算化低級以上專業(yè)知識和操作技巧，取得財政部門核發(fā)的有關(guān)培訓(xùn)及格證書。

　　(4)樹立健全內(nèi)部治理制度，包括崗位分工制度、操作管理制度、機(jī)房管理制度、會計檔案管理制度、會計數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。

　　五、會計電算化檔案的基本要求

　　(1)采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保留打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　(2)會計電算化檔案包括機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計數(shù)據(jù)，以及打印輸出的會計憑證、賬簿、報表等數(shù)據(jù)。

　　(3)系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計檔案保管。

　　(4)會計電算化檔案管理要嚴(yán)厲依照財政部有關(guān)規(guī)定，并由專人負(fù)責(zé)。

　　(5)對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，主要會計檔案應(yīng)籌備雙份，寄存在兩個不同的地點(diǎn)。

　　(6)對采用存儲介質(zhì)保存的會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于存儲介質(zhì)破壞而使會計檔案喪失，那一月。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件結(jié)束使用或有重大更改之后5年。