第七節(jié) 計算機(jī)替代手工記賬的基本要求

　　【學(xué)習(xí)目的與要求】

　　通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，了解計算機(jī)替代手工賬的任務(wù)和基本要求，掌握企業(yè)替代手工賬的方法和應(yīng)該注意的問題，了解計算機(jī)與手工并行期間應(yīng)注意的問題。掌握會計電算化檔案的相關(guān)知識以及保管時應(yīng)注意的問題。

　　【內(nèi)容講解】

　　一、計算機(jī)替代手工賬的任務(wù)

　　廣義上講，替代手工賬(俗稱甩賬)指的是采用電子計算機(jī)替代手工記賬、算賬、報賬的過程。狹義上講，替代手工賬指的是脫離手工會計核算工作的過程。

　　其主要任務(wù)是完成數(shù)據(jù)整理初始化、計算機(jī)與手工并行和甩賬驗收等工作。

　　二、計算機(jī)替代手工賬的基本條件

　　1、一個前提

　　計算機(jī)與手工會計核算應(yīng)該并行運(yùn)行3個月以上，計算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，且軟件運(yùn)行安全可靠;要求打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全。

　　2、三項基本條件：

　　(1)配有專用的或主要用于會計核算工作的軟硬件系統(tǒng)。

　　(2)配有與會計電算化工作需要相適應(yīng)的專職人員，其中上機(jī)操作人員已具備會計電算化初級以上專業(yè)知識和操作技能，取得財政部門核發(fā)的有關(guān)培訓(xùn)合格證書。

　　(3)建立健全內(nèi)部管理制度，包括崗位分工制度、操作管理制度、機(jī)房管理制度、會計檔案管理制度、會計數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。

　　三、如何替代手工賬

　　1、整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

　　(1)重新核對各項憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符;

　　(2)整理各賬戶余額;

　　(3)清理往來賬戶和銀行賬戶。

　　2、建立會計賬戶體系并確定編碼

　　建立會計賬戶體系從一級會計科目開始，逐級設(shè)置明細(xì)科目。

　　3、規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程

　　在開始電算化之前，要全面考慮各類會計資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，使重新確認(rèn)的會計賬、證、表的格式更適于電算化工作的特點。

　　在電算化方式下，會計核算過程自動化程度很高，要求會計部門預(yù)先確定各項工作的數(shù)據(jù)傳遞次序，以充分發(fā)揮計算機(jī)的優(yōu)勢。

　　結(jié)合計算機(jī)特點，重新確定各種會計核算方法，充分體現(xiàn)計算機(jī)特點，提高計算精度。

　　4、會計軟件初始化

　　會計軟件初始化是確定會計軟件核算規(guī)則與輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程，即根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對會計軟件進(jìn)行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備工作，用來完成將通用會計軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位實際情況的專用會計軟件，以及從手工處理方式轉(zhuǎn)換成會計電算化方式的過程。

　　四、計算機(jī)與手工并行

　　1、計算機(jī)與手工并行是指在會計軟件使用的最初階段，人工與計算機(jī)同時進(jìn)行會計處理的過程。在此階段的主要任務(wù)是：檢查已建立的會計電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)該進(jìn)行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。

　　2、在試運(yùn)行階段，人工與計算機(jī)數(shù)據(jù)要進(jìn)行對比時，要進(jìn)行如下工作：

　　(1) 檢驗各種核算方法;

　　(2) 檢查會計科目體系的正確性和完整性;

　　(3) 考查操作熟練程度;

　　(4) 糾正會計軟件程序錯誤或業(yè)務(wù)處理錯誤。

　　3、并行期間還要注意以下問題：

　　(1)適當(dāng)安排好實施進(jìn)度，試運(yùn)行期間及時總結(jié)、定期檢查;

　　(2)實施復(fù)雜大系統(tǒng)時，應(yīng)向有關(guān)方面的專家咨詢，或向有經(jīng)驗的單位學(xué)習(xí)，盡量少走彎路;

　　(3)做好申請?zhí)娲�手工記賬前的準(zhǔn)備工作，爭取一次通過審查。

　　五、遇到問題怎么辦

　　在替代手工記賬的過程中，一般來說會遇到以下一些問題：

　　1、會計軟件選用不當(dāng)

　　2、認(rèn)識和做法上有誤區(qū)

　　3、難以建立嚴(yán)格的管理制度

　　【練習(xí)題】

　　1.會計電算化后，會計科目編碼應(yīng)符合會計制度的要求，與會計制度保持一致的是( )級會計科目。(單選)

　　A.一級及其明細(xì) B. 一級 C.一級和部分明細(xì) D.二級

　　答案：B。編碼時，一級會計科目編碼按財政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行。

　　2.會計軟件的初始化就是將所用到的數(shù)據(jù)庫清空。( )(判斷)

　　答案：×。會計軟件初始化是根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對會計軟件進(jìn)行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備工作。