第四節(jié) 職位說明書

　　職位說明書的概念：

　　工作分析的成果文件之一是職位說明書，它又稱崗位說明書或者工作說明書，它是以標準的格式對職位的工作及任職者的資格條件進行規(guī)范化描述的文件。

　　職位說明書的內(nèi)容：

　　職位說明書包括兩個部分，即工作描述和工作規(guī)范(又稱為任職資格)。

　　(一)工作描述

　　工作描述是對職位本身的內(nèi)涵和外延加以規(guī)范的描述性文件。包含如下內(nèi)容:

　　(1)工作標識，它是關(guān)于職位的基本信息，包括職位基本信息和工作分析基本信息。

　　(2)工作摘要，它是對工作內(nèi)容的簡單概括，通常用簡潔、明確的一句話表述該職位的工作內(nèi)容和存在的價值，包括該職位的主要職責(zé)、范圍和設(shè)立的目的。它能夠使閱讀者快速方便地了解工作的總體性質(zhì)、中心任務(wù)和工作目標，理解該職位的特點并與其他職位相區(qū)分。

　　(3)工作職責(zé)，是指該職位通過一系列什么樣的活動來實現(xiàn)企業(yè)的目標，并取得什么樣的工作成果。它通常包括:日常工作、上級分配任務(wù)的質(zhì)量和數(shù)量、與企業(yè)內(nèi)外人員的關(guān)系、對于經(jīng)營記錄和利潤等的責(zé)任、與上級和下級的權(quán)責(zé)關(guān)系、所要使用的設(shè)備與機器。

　　(4)工作權(quán)限，是指根據(jù)該職位的工作目標與工作職責(zé)，企業(yè)賦予該職位的決策范圍、層級與控制力度。編寫工作權(quán)限是為了對職責(zé)的履行進行清楚的界定，這有利于明確職責(zé)邊界，防止在工作中產(chǎn)生相互推誘的現(xiàn)象。

　　(5)績效標準，是在明確界定工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，對如何衡量每項職責(zé)完成情況的規(guī)定。常見的指標包括:銷售額、市場占有率、工作完成的及時性、設(shè)備利用率、事故率、客戶投訴率等等。

　　(6)工作關(guān)系，包含兩部分內(nèi)容:第一部分是該職位在企業(yè)中的位置，用企業(yè)結(jié)構(gòu)圖來反映;第二部分是該職位任職者在工作過程中與企業(yè)內(nèi)部和外部各單位之間的工作聯(lián)系，包括聯(lián)系的對象、聯(lián)系的內(nèi)容、聯(lián)系的方式和聯(lián)系的頻次。

　　(7)工作環(huán)境條件，工作環(huán)境界定的是經(jīng)常性工作場所的自然環(huán)境、安全環(huán)境(工作危險性)和社會環(huán)境。此外，工作環(huán)境還關(guān)注由于工作本身或工作環(huán)境的特點給任職者帶來的工作壓力，主要包括:工作時間的波動性、出差時間的百分比、工作負荷的大小等。

　　(二)工作規(guī)范

　　工作規(guī)范又稱為任職資格，它界定了工作對任職者的教育程度、資格證書、工作經(jīng)驗、培訓(xùn)、知識、工作技能、能力、心理品質(zhì)等方面的要求。當(dāng)它作為招聘甄選的依據(jù)時，也可以視為任職要求或者雇傭標準。區(qū)別于工作描述是對職位本身的內(nèi)涵和外延加以規(guī)范，工作規(guī)范是對人的要求。

　　職位說明書編寫注意事項：

　　在編寫工作描述時，應(yīng)該注意以下幾點:

　　(1)明確職權(quán)范圍;

　　(2)描述職責(zé)時，語言應(yīng)盡量具體、簡明、避免歧義。

　　在編寫工作規(guī)范時，應(yīng)該注意以下幾點:

　　(1)應(yīng)該制定職位標準去規(guī)范任職者，而不是讓職位適應(yīng)任職者;

　　(2)用語要符合法律條文，嚴禁種族、宗教、性別、年齡、身體殘疾等方面的歧視;

　　(3)切記工作規(guī)范是對任職者的要求，而非對現(xiàn)有職位人員的要求;

　　(4)一般所列出的任職資格是履行工作職責(zé)的最低要求。

　　除此之外，在編寫好職位說明書之后，還應(yīng)該及時與相關(guān)職位的工作人員以及上下級溝通，核對內(nèi)容并進行修訂。在應(yīng)用的過程中應(yīng)該遵循動態(tài)原則，根據(jù)實際情況的變化而不斷對職位說明書進行調(diào)整與修訂，始終保證其時效性。

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