第三節(jié) 通用的工作分析方法

　　訪談法：

　　訪談法又稱為面談法，是指工作分析人員就某項(xiàng)工作，面對(duì)面地詢問任職者及其主管以及專家等對(duì)工作的意見或看法。按照結(jié)構(gòu)化程度劃分，訪談法分為結(jié)構(gòu)化訪談和非結(jié)構(gòu)化訪談。

　　通過結(jié)構(gòu)化訪談能夠全面收集信息，但不利于任職者進(jìn)行發(fā)散性思維;通過非結(jié)構(gòu)化訪談可以根據(jù)實(shí)際情況靈活地收集工作信息，但信息缺乏完備性。在實(shí)踐中，往往將兩者結(jié)合使用。訪談法是目前在國(guó)內(nèi)企業(yè)中運(yùn)用最廣泛、最成熟并且最有效的工作分析方法，是唯一適用于各類工作的方法。

　　工作分析訪談流程包括如下五個(gè)階段:

　　(1)準(zhǔn)備階段:制訂訪談?dòng)?jì)劃、培訓(xùn)訪談人員以及編制訪談提綱。

　　(2)訪談開始階段:此階段的重點(diǎn)是幫助被訪談?wù)弑３中湃蔚男膽B(tài)。營(yíng)造和諧、輕松的氣氛，尋找對(duì)方感興趣的問題;介紹訪談的流程及要求;重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)本次工作分析的目的、目標(biāo)、收集信息的用途及信息的分析方法;告知訪談已經(jīng)經(jīng)過上級(jí)同意，且強(qiáng)調(diào)本次訪談的保密性。

　　(3)訪談主體階段:尋找訪談“切人點(diǎn)”、詢問工作任務(wù)以及詢問工作任務(wù)的細(xì)節(jié)。

　　(4)訪談結(jié)束階段:這一階段應(yīng)該注意以下問題:允許被訪談?wù)咛釂?追問細(xì)節(jié)，并確認(rèn)信息的真實(shí)性與完整性;重申工作分析的目的與訪談搜集信息的用途;告知下次訪談的內(nèi)容;感謝對(duì)方。

　　(5)訪談?wù)�理階段:訪談結(jié)束后，及時(shí)整理訪談?dòng)涗�，為下一步信息分析提供清晰的和有條理的信息記錄。

　　訪談法的優(yōu)點(diǎn)在于訪談雙方可以當(dāng)面交流，深人討論;工作分析人員可以根據(jù)需要隨時(shí)控制訪談進(jìn)度、調(diào)整訪談提綱，提高工作分析的效率。其缺點(diǎn)在于工作分析人員容易受到任職者個(gè)人因素的影響導(dǎo)致收集到的信息扭曲;對(duì)員工個(gè)人和企業(yè)的日常工作產(chǎn)生影響。

　　問卷法：

　　問卷調(diào)查法是通過讓被調(diào)查職位的任職者、主管及其他相關(guān)人員填寫調(diào)查問卷來獲取工作相關(guān)信息的方法。問卷調(diào)查操作程序簡(jiǎn)單，成本較低，因此，大多數(shù)企業(yè)都采取此方法來收集工作相關(guān)信息。

　　工作分析問卷法的操作流程包括以下五個(gè)階段:

　　(1)問卷設(shè)計(jì):針對(duì)所要收集的信息設(shè)計(jì)問卷。問卷的整體構(gòu)架中應(yīng)該包括三職位基本信息，職位設(shè)立的目的，工作職責(zé)，績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，工作聯(lián)系，組織構(gòu)架，工作特征，任職資格，所需培訓(xùn)和職業(yè)生涯。

　　(2)問卷測(cè)試:正式下發(fā)問卷之前，選取局部職位填寫問卷初稿以測(cè)試問卷，針對(duì)測(cè)試中的問題及時(shí)修訂和完善。

　　(3)樣本選擇:針對(duì)某一職位進(jìn)行分析時(shí)，若目標(biāo)職位任職者較少(3人以下)，則全體任職者均為調(diào)查對(duì)象，若任職者較多，則選取3-5人為宜。

　　(4)問卷發(fā)放與回收:對(duì)填寫者進(jìn)行工作分析輔導(dǎo)培訓(xùn)，通過公司內(nèi)部通信渠道發(fā)放工作分析調(diào)查問卷;填寫過程中，工作分析人員及時(shí)跟蹤填寫狀況，解答疑難問題，統(tǒng)一填寫規(guī)范�；厥諉柧砬皩�問卷反饋到被調(diào)查職位的直接上級(jí)，請(qǐng)他們對(duì)問卷中的信息進(jìn)行確認(rèn)、修正、簽字，確保信息真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

　　(5)問卷處理與運(yùn)用:剔除回收問卷中的不合格問卷或重新進(jìn)行調(diào)查，將相同職位的調(diào)查問卷進(jìn)行比較分析，提煉正確信息，編制職位說明書。

　　問卷法的優(yōu)點(diǎn)在于其可以在短時(shí)間內(nèi)從眾多任職者那里收集所需的信息資料;調(diào)查范圍廣;不影響被調(diào)查人員的正常工作。缺點(diǎn)在于對(duì)問卷編制的技術(shù)要求較高;不同任職者因?qū)�問卷中同樣問題理解可能存在差異導(dǎo)致產(chǎn)生信息誤差;問卷的回收率通常偏低。問卷法與訪談法具有極高的互補(bǔ)性，二者結(jié)合使用，是目前工作分析的主流方法。

　　觀察法：

　　觀察法是一種傳統(tǒng)的工作分析方法，指工作分析人員直接到工作現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)某些特定的工作活動(dòng)進(jìn)行觀察，收集、記錄有關(guān)工作的內(nèi)容、工作間的相互聯(lián)系、人與工作的關(guān)系，以及工作環(huán)境、條件等信息，并用文字或圖表形式記錄下來，然后進(jìn)行分析和歸納總結(jié)的方法。觀察法主要適用于大量的、周期性和重復(fù)性較強(qiáng)的工作�？梢苑譃橹苯佑^察法、自我觀察法(工作日志法)以及工作參與法三種。按照結(jié)構(gòu)化程度，觀察法又可以分為結(jié)構(gòu)化觀察法和非結(jié)構(gòu)化觀察法。觀察法的結(jié)構(gòu)化程度是指觀察過程、記錄方式、結(jié)果整理等環(huán)節(jié)在多大程度上得以事先確定和統(tǒng)一。

　　工作分析觀察法的流程包括以下三個(gè)階段:

　　(1)觀察前準(zhǔn)備階段:這一階段包括確定目標(biāo)、選擇觀察對(duì)象、選擇合適的方法、確定時(shí)間地點(diǎn)、確認(rèn)工具設(shè)備、分析人員的選拔培訓(xùn)六個(gè)環(huán)節(jié)。

　　(2)現(xiàn)場(chǎng)觀察與記錄階段:這一階段分為進(jìn)人觀察現(xiàn)場(chǎng)和現(xiàn)場(chǎng)記錄兩個(gè)階段。其中現(xiàn)場(chǎng)觀察階段應(yīng)注意相互溝通，建立信任，并向被觀察對(duì)象簡(jiǎn)要介紹工作分析的目的，為觀察的實(shí)施掃除一些障礙;記錄階段則應(yīng)嚴(yán)格遵守觀察記錄的流程要求，嚴(yán)肅、認(rèn)真地完成記錄工作，適時(shí)交流、及時(shí)反饋。

　　(3)數(shù)據(jù)整理、分析與應(yīng)用階段:觀察結(jié)束后應(yīng)對(duì)收集的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類整理，形成觀察記錄報(bào)告。數(shù)據(jù)整理根據(jù)采用的方法不同有不同的整理要求:對(duì)于結(jié)構(gòu)化的觀察結(jié)果，應(yīng)按照計(jì)劃要求，對(duì)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼、錄入計(jì)算機(jī)，以便分析;對(duì)于非結(jié)構(gòu)化調(diào)查則應(yīng)根據(jù)一定的邏輯順序進(jìn)行整理排列，補(bǔ)齊觀察過程中的縮寫，形成一份描述性的報(bào)告，當(dāng)然也可以加入個(gè)人判斷。

　　觀察法的優(yōu)點(diǎn)在于工作分析人員能夠比較全面和深入地了解工作要求;成本低、經(jīng)濟(jì)實(shí)用，且易操作。缺點(diǎn)在于不適用于腦力勞動(dòng)要求比較高的工作，以及處理緊急情況的間歇性工作;可能使員工產(chǎn)生被監(jiān)視的厭煩心理;無法得到有關(guān)任職者資格要求的信息。

　　工作實(shí)踐法：

　　工作實(shí)踐法是指工作分析人員直接參與所研究的工作，由此掌握工作分析所需的第一手資料的一種工作分析方法。

　　工作實(shí)踐法的操作流程主要包括以下三個(gè)階段:

　　(1)準(zhǔn)備階段:在工作實(shí)踐之前，應(yīng)閱讀相關(guān)資料。應(yīng)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通，安排好實(shí)踐時(shí)間;應(yīng)向員工說明工作分析的目的和意義，獲得其理解和支持。

　　(2)實(shí)踐階段:在參與工作的同時(shí)，認(rèn)真觀察工作流程并進(jìn)行詳細(xì)的記錄。有疑問的地方及日訪員工或上級(jí)主管溝通。

　　(3)結(jié)束階段:工作實(shí)踐結(jié)束后，分析整理所收集的信息，并與事先收集的相關(guān)資料核對(duì)，確定該工作實(shí)際流程及相應(yīng)的工作職責(zé)。

　　工作實(shí)踐法的優(yōu)點(diǎn)在于可以了解到工作的實(shí)際任務(wù)以及在體力、環(huán)境、社會(huì)等方面的要求，適用于短期內(nèi)可以掌握的工作。其缺點(diǎn)在于不適用于需要大量訓(xùn)練和危險(xiǎn)的工作。

　　工作日志法：

　　工作日志法要求任職者在一段時(shí)間內(nèi)實(shí)時(shí)記錄自己每天發(fā)生的工作，按工作日的時(shí)間記錄下自己工作的實(shí)際內(nèi)容，形成某一工作職位一段時(shí)間以來發(fā)生的工作活動(dòng)的全景描述。在缺乏工作文獻(xiàn)時(shí)，日志法的優(yōu)勢(shì)尤為明顯。

　　工作日志法操作流程主要包括以下三個(gè)階段:

　　(1)準(zhǔn)備階段:包括表單設(shè)計(jì)、目標(biāo)定位.培訓(xùn)相關(guān)人員及確定填寫周期四個(gè)環(huán)節(jié)。其中目標(biāo)定位是指根據(jù)目標(biāo)任職者的多少?zèng)Q定選擇哪些任職者為考查對(duì)象。當(dāng)目標(biāo)任職者較少的時(shí)候，可以全部作為考查對(duì)象。當(dāng)目標(biāo)任職者較多的時(shí)候，可選5一l0位任職者填寫工作日志，同時(shí)應(yīng)選取績(jī)效水平較高的任職者;

　　(2)日志填寫階段:通過中期講解、階段成果分析、工作分析交流會(huì)等方法進(jìn)行過程監(jiān)控，督促被調(diào)查對(duì)象保質(zhì)保量地填寫好工作日志;

　　(3)信息分析整理階段:包括提煉工作活動(dòng)、工作職責(zé)描述、工作任務(wù)性質(zhì)描述、工作聯(lián)系、工作地點(diǎn)描述及工作時(shí)間描述。

　　工作日志法的優(yōu)點(diǎn)是成本低、所需費(fèi)用較少;對(duì)分析高水平與復(fù)雜的工作而言比較經(jīng)濟(jì)有效。缺點(diǎn)是無法對(duì)日志的填寫過程進(jìn)行有效的監(jiān)控;任職者可能不會(huì)按照規(guī)定的填寫時(shí)間及時(shí)填寫工作日志;需要占用任職者足夠的填寫時(shí)間;信息可能記錄不全。

　　文獻(xiàn)分析法：

　　文獻(xiàn)分析法是一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)且有效的信息收集方法，它是指通過對(duì)與工作相關(guān)的現(xiàn)有文獻(xiàn)進(jìn)行系統(tǒng)性的分析來獲取工作信息。它一般用于收集工作的原始信息，編制任務(wù)清單初稿。

　　文獻(xiàn)分析法操作流程主要包括以下兩個(gè)階段:

　　1.確定信息來源

　　信息來源包括內(nèi)部信息和外部信息。

　　(1)內(nèi)部信息包括《員工手冊(cè)》、《公司管理制度》、《職位職責(zé)說明》、《績(jī)效評(píng)價(jià)》、《會(huì)議記錄》、《作業(yè)流程說明》,《 ISO質(zhì)量文件》、《分權(quán)手冊(cè)》、《工作環(huán)境描述》、《員工生產(chǎn)記錄》、《工作計(jì)劃》、《設(shè)備材料使用與管理制度》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等;

　　(2)外部信息主要指其他企業(yè)工作分析的結(jié)果，這些資料可以為本企業(yè)的工作分析提供參照。為了保證所收集到的信息有較強(qiáng)的適用性，在收集信息的時(shí)候應(yīng)該注意兩點(diǎn):第一，目標(biāo)企業(yè)應(yīng)該與本企業(yè)在性質(zhì)上或者行業(yè)上具有較高的相似性:第二，目標(biāo)職位應(yīng)該與本企業(yè)典型職位有較高的相似性。

　　2.確定并分析有效信息

　　進(jìn)行文獻(xiàn)分析時(shí)，需要快速瀏覽文獻(xiàn)，從大量的文檔中尋找有效信息點(diǎn)。針對(duì)文獻(xiàn)中信息不完整和缺乏連貫性的情況，應(yīng)一一做好標(biāo)記，在編制工作分析提綱時(shí)，作為重點(diǎn)問題加以明示;對(duì)于文獻(xiàn)中隱含的工作內(nèi)容以及績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)深人挖掘，在以后的分析中得以求證。

　　文獻(xiàn)分析法的優(yōu)點(diǎn)在于分析成本較低，工作效率高;能夠?yàn)檫M(jìn)一步工作分析提供基礎(chǔ)資料、信息。其缺點(diǎn)在于收集到的信息不夠全面，尤其是小型企業(yè)或管理落后的企業(yè)往往無法收集到有效、及時(shí)的信息;要與其他工作分析方法結(jié)合起來使用。

　　主題專家會(huì)議法：

　　主題專家會(huì)議法是指熟悉目標(biāo)職位的企業(yè)內(nèi)部人員和外部人員就目標(biāo)職位的相關(guān)信息展開討淪，收集數(shù)據(jù)，驗(yàn)證并確認(rèn)分析結(jié)果。

　　主題專家會(huì)議法主要包括以下四個(gè)階段:

　　(1)確定主持人:主題專家會(huì)議的主持人最好是企業(yè)內(nèi)與目標(biāo)職位相關(guān)的中層管理者。會(huì)議開始前人力資源部的工作分析人士需要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)。

　　(2)選擇相關(guān)專家:主題專家一般以5-8人為宜，需要根據(jù)會(huì)議的主要目的確定。如果會(huì)議的主要目的是工作設(shè)計(jì)，則與會(huì)的主題專家應(yīng)包括職位的上級(jí)、咨詢專家、外部客戶、其他企業(yè)“標(biāo)桿”職位的任職者等;若會(huì)議的目的是確定任職資格，則與會(huì)主題專家主要是上司、任職者、外部專家等。

　　(3)準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)材料和設(shè)施:為了使會(huì)議更加具有針對(duì)性，提高會(huì)議的效率，會(huì)議主持人應(yīng)事先準(zhǔn)備好相關(guān)書面材料或其他媒體材料，例如需確認(rèn)的工作分析初稿、問卷、訪談提綱等。

　　(4)會(huì)議企劃與安排:進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置以及后勤準(zhǔn)備工作，提前通知與會(huì)者，并協(xié)助其準(zhǔn)備好會(huì)議所需的相關(guān)文件資料。

　　主題專家會(huì)議法的優(yōu)點(diǎn)在于其操作簡(jiǎn)單、成本低，適合各類企業(yè)開展;可以運(yùn)用于工作分析的各個(gè)環(huán)節(jié)，具備多方溝通協(xié)調(diào)的功能，有利于工作分析結(jié)果最大限度的得到企業(yè)的認(rèn)同以及后期的推廣。缺點(diǎn)在于其結(jié)構(gòu)化程度低，缺乏客觀性;要受到與會(huì)專家的知識(shí)水平及其相關(guān)工作背景的制約。

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