項目管理對于不同的參建角色，其管理方法、控制要素等都有所不同。施工單位的項目管理側(cè)重于施工現(xiàn)場，對項目管理更直接。而業(yè)主的項目管理，則側(cè)重于對參建各方、項目投資、材料采購、成本回收、質(zhì)量進(jìn)度等多方面的管理，相對于施工單位的項目管理，業(yè)主方的項目管理具有一定的間接性。因此對于業(yè)主來說，項目管理的核心從某種程度上講就是文檔管理。只有將文檔管理做到系統(tǒng)化、全面化、清晰化，才能使整個項目受控并平穩(wěn)運(yùn)行，進(jìn)而對項目上發(fā)生的一些索賠要求進(jìn)行合理的控制，使項目成本得到有效控制。本文從業(yè)主方的視角，討論項目文檔管理在項目管理中的重要作用，以及文檔管理與索賠控制的關(guān)系。

　　一、工程概況及項目背景

　　某化工廠基地占地面積12萬平方米，分五期投資建設(shè)，一期項目已基本竣工投產(chǎn)，二期項目正在建設(shè)之中。二期項目包括車間、辦公樓、動力中心3幢單體，總建筑面積2.7萬平方米。其中，動力中心是整個工廠的消防、配電、冷卻系統(tǒng)、壓縮空氣系統(tǒng)的中央核心部位。為配合設(shè)備安裝，動力中心結(jié)構(gòu)主體必須提前完成。

　　當(dāng)承包商得知進(jìn)度要求時，向業(yè)主提出：將動力中心的結(jié)構(gòu)形式改為預(yù)制工藝，這樣可以提高施工速度，減少拆模和支模的時間，為業(yè)主贏得時間，但相應(yīng)的施工費(fèi)用也會增加。業(yè)主同意了承包商的建議，將現(xiàn)澆結(jié)構(gòu)改為預(yù)制結(jié)構(gòu)。但在整個施工過程中，由于圖紙變更、設(shè)計修改、重新審圖等原因，實際的施工進(jìn)度并不比現(xiàn)澆工藝節(jié)省時間。

　　然而，承包商卻因工程變更為由，向業(yè)主提出了一份230萬元的變更報價。雖然工期并未提前，但是業(yè)主苦于在變更前未做任何這方面的書面記錄和條件假設(shè)，在談判中處于非常被動的地位。

　　二、文檔管理的重要性

　　從上面這個案例可以看到，項目文檔的及時性、完整性相當(dāng)重要。如果在承包商提出修改動力中心的結(jié)構(gòu)形式時，業(yè)主做過一份備忘錄，也許后來在與承包商的談判中就不會如此被動。備忘錄必須包括：變更發(fā)生的背景(即為什么要進(jìn)行變更);該項變更的發(fā)起人;變更后的風(fēng)險和利益分配;變更費(fèi)用估算;變更所涉及的權(quán)利和義務(wù);變更引起各種可能結(jié)果的處理辦法等內(nèi)容。在任何一個重大變更之前，業(yè)主都要就以上細(xì)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真商議、確認(rèn)，并最終形成一份正式的書面?zhèn)渫�錄，發(fā)給雙方保存。這雖然是一件枯燥而又乏味的工作，但當(dāng)真正遇到問題和糾紛時，就可以進(jìn)行追溯，查清事實的真相，避免雙方扯皮。

　　有些人認(rèn)為，文檔只是一張紙而已，完全可以在做竣工資料時后補(bǔ)，但有些問題是不能后補(bǔ)的。正如上面案例中缺少的這份備忘錄，只有在變更發(fā)生之前發(fā)給雙方確認(rèn)才是有效的。如果是在變更費(fèi)用的談判過程中再提出這份備忘錄，那么處于不利的一方是絕對不會接受的，這樣這份文檔也就失去了它應(yīng)有的效用。這就是為什么文檔的及時性是至關(guān)重要的。在工程項目管理中，必須克服惰性，勤于記錄，將一些重要的、重大的變化和變更客觀公正地記錄下來�；蛟S在某一天，這份資料將會變得十分有價值。

　　除了文檔的及時性，還要注意資料的完整性和預(yù)見性。為什么要將完整性和預(yù)見性放在一起?因為不同的事情會有不同的演變過程。有時候，我們也許并不知道怎樣的做法才是完全正確的，怎樣的結(jié)果才是我們要的正確答案。因此，并沒有一份標(biāo)準(zhǔn)答案說這樣做是完整的，而另外一種做法是不完整的。因此資料的完整性很難界定。所以，筆者在此又提出了一個預(yù)見性。在做項目文檔時，必須要有一定的預(yù)見性，預(yù)見到這件事情會往哪個方向發(fā)展，其最終的結(jié)果是有利還是不利?如果有利時，該怎么寫?如果不利時，該注意些什么?哪些因素是必要因素?哪些因素是關(guān)鍵問題?有關(guān)人員對這些問題都要有一個清醒的認(rèn)識。從預(yù)見性出發(fā)，使項目的文檔盡量完整、可靠。

　　文檔管理不僅僅對項目的經(jīng)營管理十分重要，同樣在工程質(zhì)量控制上也是非常重要的。例如，單位工程質(zhì)量控制資料是反映建筑工程施工過程中各個環(huán)節(jié)工程質(zhì)量狀況的基本數(shù)據(jù)和原始記錄，反映完工項目測試結(jié)果的記錄。這些資料是反映工程質(zhì)量的客觀見證，是評價工程質(zhì)量的主要依據(jù)，是單位工程綜合評定質(zhì)量等級的一項重要內(nèi)容。做好質(zhì)量控制資料管理工作，對于確保結(jié)構(gòu)安全和使用功能，提高工程質(zhì)量，有著十分重要的意義。因此，在工程實際施工過程中，施工資料的真實性、及時性也是十分關(guān)鍵的。作為業(yè)主，必須定期檢查和收集相關(guān)的施工資料，確保施工資料的真實性和及時性，萬一發(fā)生質(zhì)量問題，可為索賠控制提供切實可靠的依據(jù)。

　　三、文檔管理的具體實施

　　1.文檔模板的管理

　　在文檔管理的過程中，需要建立一套文檔模板。在建立文檔模板時，要對一些格式作出規(guī)定，將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中體現(xiàn)。

　　2.文檔目錄管理

　　為了能夠在紛繁復(fù)雜的文檔中找到需要的材料，必須建立一套完整的文檔目錄體系，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。在進(jìn)行文檔管理前，對不同的文檔進(jìn)行分類，便于查找文檔，也可以針對不同的分類制定不同的管理要求。

　　3.文檔的命名規(guī)范

　　建立一套有效的命名規(guī)范體系。在文檔的使用過程中可以規(guī)定，在文檔的某些部位必須放置文檔的類型或者關(guān)鍵詞。例如將文檔的類別放在文件名的頭部;對于月度性的文檔，規(guī)定頭部必須放某年某月等等。

　　4.文檔的變更管理

　　文檔在使用過程中發(fā)生變更是很常見的現(xiàn)象。對于發(fā)生變更的文檔，需要通過手段加以約束，最常用的方法就是版本的管理，對于形成的文檔及時進(jìn)行歸檔保存。文檔發(fā)生變更時，要做到兩點：第一，文檔有清晰的變更記錄，主要是針對變化的部分;第二，文檔的最終版本要方便閱覽。在文檔發(fā)生變更時，要通過必要的途徑通知相關(guān)人，例如新文檔產(chǎn)生后，通過郵件通知或者公告通知的方式，避免舊文檔繼續(xù)使用。在實際操作環(huán)境中，ISO9000管理使用的簽字回收重要文檔的方式很值得借鑒。

　　四、結(jié)論

　　項目文檔管理在某些項目管理中往往不被重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時，通常為時已晚。我們必須重視文檔管理在項目管理中所起的作用。完整而及時的文檔是項目順利進(jìn)行的保證，它不但是追溯質(zhì)量、安全問題的依據(jù)，更是有效控制不合理索賠要求、解決爭議問題的有效手段。