建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理基本概念

　　(一)監(jiān)理文件檔案資料管理的基本概念

　　所謂建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料的管理，是指監(jiān)理工程師受建設(shè)單位委托，在進(jìn)行建設(shè) 工程監(jiān)理的工作期間，對(duì)建設(shè)工程實(shí)施過程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的文件和檔案進(jìn)行收集積 累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理的對(duì)象 是監(jiān)理文件檔案資料，它們是工程建設(shè)監(jiān)理信息的主要載體之一。

　　(二)監(jiān)理文件檔案資料管理的意義

　　(1)對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以為建設(shè)工程監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良 好的前提條件。

　　(2)對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以極大地提高監(jiān)理工作效率。

　　(3)對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。

　　(三)工程建設(shè)監(jiān)理文件和檔案資料的傳遞流程

　　項(xiàng)目監(jiān)理部的信息管理部門是專門負(fù)責(zé)建設(shè)工程項(xiàng)目信息管理工作的，其中包括監(jiān)理 文件檔案資料的管理。因此在工程全過程中形成的所有資料，都應(yīng)統(tǒng)一歸口傳遞到信息管 理部門，進(jìn)行集中加工、收發(fā)和管理，信息管理部門是監(jiān)理文件和檔案資料傳遞渠道的中樞。

　　二、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理主要內(nèi)容是：監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記;監(jiān)理文件檔案資料傳閱;監(jiān)理文件檔案資料分類存放;監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。

　　(一)監(jiān)理文件和檔案收文與登記

　　所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記(按監(jiān)理信息分類別進(jìn)行登記)。應(yīng)記錄文件名 稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號(hào)以及收文日期，必要時(shí)應(yīng)注明接收文件的具體時(shí)間，最后由項(xiàng)目監(jiān)理部負(fù)責(zé)收文人員簽字。

　　(二)監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記

　　監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。

　　(三)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記

　　發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部圖章，對(duì)蓋章工作 應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)登記。

　　(四)監(jiān)理文件檔案資料分類存放

　　監(jiān)理文件檔案經(jīng)收/發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學(xué)的分類方法進(jìn)行存放， 這樣既可滿足項(xiàng)目實(shí)施過程查閱、求證的需要，又方便項(xiàng)目竣工后文件和檔案的歸檔和移 交。

　　(五)監(jiān)理文件檔案資料歸檔

　　監(jiān)理文件檔案資料歸檔內(nèi)容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗(yàn)收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù) 現(xiàn)行《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》并參考工程項(xiàng)目所在地區(qū)建設(shè)工程行政主管部門、建設(shè)監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設(shè)檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。

　　按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)，監(jiān)理文件有10大類27 個(gè)，要求在不同的單位歸檔保存，現(xiàn)分述如下：

　　(1)監(jiān)理規(guī)劃：

　　1)監(jiān)理規(guī)劃(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存);

　　2)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存);

　　3)監(jiān)理部總控制計(jì)劃等(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位短期保存)。

　　(2)監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門保存)。

　　(3)監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門保存)。

　　(4)進(jìn)度控制：

　　1)工程開工/復(fù)工審批表(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部 門保存);

　　2)工程開工/復(fù)工暫停令(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部 門保存)。

　　(5)質(zhì)量控制：

　　1)不合格項(xiàng)目通知(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門保 存);

　　2)質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理 部門保存)。

　　(6)造價(jià)控制：

　　1)預(yù)付款報(bào)審與支付(建設(shè)單位短期保存);

　　2)月付款報(bào)審與支付(建設(shè)單位短期保存);

　　3)設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存);

　　4)工程竣工決算審核意見書(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門保存)。